Azuro is een HR service provider met vestiging in Antwerpen. Wij bieden diensten aan inzake werving & selectie, recruitment sourcing, interim management, assessment en outplacement. Onze doorgedreven expertise en individuele benadering is onze grootste toegevoegde waarde en tevens een uitstekende reden om met ons kennis te maken.
Azuro rekruteert een Office Management Assistent(e) voor een internationaal en industrieel-technisch bedrijf.
Je gaat aan de slag bij een internationaal bedrijf dat wereldwijd meer dan 1000 werknemers telt. De vestiging in België telt +-110 werknemers en kent een gemoedelijke en familiaal gerichte werksfeer.
Als Office Management Assistent zal je de rechterhand worden van de Sales & de Technical Manager. Je werkt hierbij in een team van +- 15 tot 20 ingenieurs die taken hebben inzake accountmanagement, process engineering en mechanical engineering.
Als Office Management assistent ondersteun je het management en het ingenieursteam in administratief-supporterende of planmatig-coördinerende taken.
Je bent een spilfiguur binnen het team - de spreekwoordelijke “spin in het web”- die de verschillende mensen in het team verbindt.
Kenmerkend voor deze functie is verder ook de brede invulling van je takenpakket. Je werkt ook samen met diverse andere afdelingen binnen de organisatie zoals Finance, Marketing, management assistants die voor andere business units werken, de algemene directie assistente, etcetera….
Meer uitgebreid omschreven, zal je job het volgende omvatten:
- Je ondersteunt de accountmanagers en de ingenieurs in het verder uitwerken en finaliseren van offertes voor klanten.
- Je werkt zelfstandig (kleinere) contractvoorstellen uit en je assisteert de ingenieurs administratief bij grotere en complexere offertes.
- Je registreert en verwerkt alle klant- en contractinformatie met zorg in de interne ERP systemen (SAP).
- In het kader van de te realiseren projecten, neem je initiatief inzake bestellingen. Je verwerkt leveringsdocumenten en je volgt bestellingen en hun leveringsdatum op.
- Je ondersteunt het team in diverse andere taken, zoals bijvoorbeeld: het maken van vertalingen (afhankelijk van je talenkennis) of het verder uitwerken van de lay-out van powerpoint presentaties.
- Je bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van diverse zaken: de aanwezigheid van het bedrijf op externe events of beurzen, de organisatie en planning van mailings naar klanten, de organisatie van interne en externe vergaderingen,… .
- Je maakt facturen op in de interne SAP systemen en je volgt betalingen op. Je werkt hierbij ook nauw samen met de interne accounting dienst.