Office Manager (allround support) — Flanders Business School in Antwerpen
Functieomschrijving
Als Office Manager bij Flanders Business School (FBS) speel je een essentiële rol in het ondersteunen van onze dagelijkse activiteiten. Je rapporteert aan het Dean's Office voor organisatorische en administratieve taken, en ondersteunt de marketing en communicatie-inspanningen van de school. Je bent betrokken en verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die bijdragen aan de soepele werking van onze school. Hoofdverantwoordelijkheden:
- Administratieve/organisatorische ondersteuning opleidingsprogramma’s (MBA, Postgraduaat, In Company)
- Beheren van de studentenadministratie: inschrijvingen, evaluaties, studentenportal en certificaties.
- Opvolgen van planning en communicatie inzake programma’s (docenten, studenten)
- Opvolgen beschikbaarheid lesmateriaal
- Zorgen voor een vlotte informatiestroom (mail, telefoon, documenten) en up-to-date houden van databases.
- Wekelijkse overleggen en ondersteuning bij campagnes.
- Voorbereiden en inplannen van externe en/of interne communicatie.
- Onderhoud en actualisering van de website
- Opmaken en verzenden van nieuwsbrieven in Zoho.
- Ondersteuning en opvolging van social media posts (LinkedIn)
- Onderhouden van het CRM-systeem.
- Foto’s nemen/selecteren voor gebruik in communicatiekanalen.
- Beheren van de receptie en de FBS-agenda.
- Uitwerken en lay-outen van documenten, rapporten en verslagen.
- Plannen en organiseren van vergaderingen, inclusief notuleren.
- Plannen en co-organiseren van interne en externe evenementen, inclusief reserveren van lokalen en organisatie catering
- Onderhouden van de voorraad.
- Lokalen reserveren en in orde maken.
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren.
Profiel
Je kwalificaties:
- Bachelor diploma (communicatie, (office) management, talen) of gelijkwaardig door ervaring.
- Enkele jaren ervaring in een gelijkaardige rol is een pluspunt.
- Goede beheersing van het Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).
- Betrouwbaarheid: Je handelt consistent vanuit integriteit, zorgvuldigheid en transparantie. Je houdt de behoeften, prioriteiten en doelen van de organisatie voor ogen, neemt verantwoordelijkheid en komt afspraken na.
- Samenwerken: Je draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, zelfs wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat je niet direct aanbelangt.
- Luisteren: Je bent in staat om verbale boodschappen correct op te nemen en te verwerken, door in te gaan op reacties en door te vragen.
- Klantgerichtheid: Je onderzoekt de wensen en behoeften van onze studenten, deelnemers en klanten en stelt deze centraal in je acties.
- Organiseren en Plannen: Je bepaalt op effectieve en systematische wijze doelen en prioriteiten. Je geeft benodigde acties, tijd en middelen aan om de gestelde doelen te bereiken en weet hierbij hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
- Improviseren: Je kunt effectieve maatregelen treffen om onverwachte situaties en gebeurtenissen het hoofd te bieden en wijkt zo nodig van een voorgenomen plan af.
- Ervaring met administratieve tools zoals Excel.
- Kennis van CMS management, CRM & e-mail management (Zoho), en LinkedIn.
- Basiskennis van digitale marketing.
Aanbod
- Marktconform salaris en bijkomend arbeidsvoorwaardenpakket.
- Deeltijdse aanstelling (50-60%).
- Mogelijkheid tot flexibel werkritme en thuiswerken.
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende