Voor de operationele ondersteuning van de actieve werking en het HR beleid is Het Entrepot op zoek naar een administratief medewerker. Je voert voorbereidende taken uit en werkt autonoom aan projecten. Je werkt mee aan de rekrutering, stages, vorming, welzijn, sociale wetgeving, personeelsadministratie, staat in voor betalingen, bestellingen en voorbereidend boekhoudkundig werk. Het Entrepot is een open cultuurhuis voor alle Brugse jongeren die op zoek zijn naar creatieve energie en naar een kader om zich te ontplooien en zichzelf te verrassen. Dat vertaalt zich naar een werking waarin participatie en co-creatie centraal staan. De creativiteit van jongeren is de brandstof die ons aandrijft om jongerencultuur in Brugge verder aan te wakkeren.???? VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN: Personeelsbeleid
- Het organiseren en begeleiden van de teammomenten (vergaderingen, teamdagen,…)
- Het inplannen, opvolgen en ondersteunen van evaluatie- en functioneringsgesprekken, samen met de teamverantwoordelijken.
- Aanspreekpunt voor medewerkers, mee instaan voor hun algemeen welzijn op het werk
- Nagaan van opleidingsbehoeftes bij medewerkers, instaan voor de administratieve opvolging en de ontwikkeling en implementering van een opleidingsbeleid en talentontwikkeling samen met de zakelijk verantwoordelijke
- Bij rekrutering verzorgen van de voorbereiding en opvolging van het selectieproces: opmaak en verspreiding van vacatures, samenstelling van de jury en opvolging van de kandidaten, samen met de zakelijk en inhoudelijk verantwoordelijke
- Zowel administratief als operationeel inwerken van nieuwe collega’s, in nauwe samenwerking met de betrokken collega’s
- Opvolgen van de spontane sollicitatie- en stageaanvragen, uitwerken van een stagebeleid
- Opvolgen van de sociale wetgeving, bekijken van de eventuele impact voor Het Entrepot en uitwerken van noodzakelijke acties indien nodig
Administratief
- Instaan voor de betalingen en bestellingen van Het Entrepot
- Opvolgen en initiëren van specifieke projecten of dossiers (bvb Updaten arbeidsreglement, functieprofielen, adviseur arbeidspreventie, …)
- Ingeven & opvolging van creatieve prestaties (AKV, Vrijwilligersvergoeding, …)
- Ondersteunen van de projecten en evenementen van het Entrepot.
Financieel
- Instaan voor salarisadministratie en ander financiële administratie
- Boekhoudkundige voorbereidingen
- verzamelen en structureren van facturen voor inboeking
- bijstaan van zakelijk verantwoordelijke in het boekhoudkundig proces
WIE ZOEKEN WE?
- Je bent communicatief en empathisch.
- Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent discreet.
- Je bent een teamplayer en werkt zelfstandig.
- Je bent administratief sterk, nauwkeurig en efficiënt.
- Je denkt oplossingsgericht.
- Je hebt minimaal twee jaar relevante ervaring
- Je hebt ervaring met rekrutering en selectie.
- Je hebt een goede kennis van sociale wetgeving.
- Kennis van werktijd.be en Exact software is een meerwaarde.
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een meerwaarde.
- Occasioneel avond- en weekendwerk schrikken je niet af.
Heel wat geschikte kandidaten kunnen mogelijks niet alle kwalificaties afvinken. We moedigen sollicitaties aan van personen met passie voor, vaardigheden in, of ervaring met veel of de meeste van deze gebieden.