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Assistant de gestion / secrétariat - Hainaut :
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Poste d’assistante de direction
Description de la fonction
Gestion des aspects administratifs :
Organiser les réunions, visites et évènements, prendre des rendez-vous
Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de l'équipe de direction (inclus : prise de notes et rédaction du procès-verbaux).
Gérer la production, la diffusion et l'archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, données des sociétés, etc.).
Gestion du courrier (poste et courriels) entrant et sortant, classement, gestion des recommandés en collaboration avec notre assistante administrative.
Gérer l'agenda de la direction, planification et organisation de déplacements
Accueil et réponses téléphoniques
Management de la cellule administrative
Suivi des budgets et gestion des entrées et sorties financières
Gestion des aspects administratifs des marchés publics
Gestion des aspects administratifs des projets de recherche (du dépôt à la clôture)
Appui administratif lors des audits.
Gestion et archivage des divers contrats
Supervision des tâches d'une assistante administrative.
Organiser les réunions, visites et évènements, prendre des rendez-vous
Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de l'équipe de direction (inclus : prise de notes et rédaction du procès-verbaux).
Gérer la production, la diffusion et l'archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, données des sociétés, etc.).
Gestion du courrier (poste et courriels) entrant et sortant, classement, gestion des recommandés en collaboration avec notre assistante administrative.
Gérer l'agenda de la direction, planification et organisation de déplacements
Accueil et réponses téléphoniques
Management de la cellule administrative
Suivi des budgets et gestion des entrées et sorties financières
Gestion des aspects administratifs des marchés publics
Gestion des aspects administratifs des projets de recherche (du dépôt à la clôture)
Appui administratif lors des audits.
Gestion et archivage des divers contrats
Supervision des tâches d'une assistante administrative.
Profil
Bachelier en secrétariat/office management ou expérience équivalente
Maîtrise du français et de l'anglais, capacité rédactionnelle dans les deux langues. La connaissance du néerlandais sera considérée comme un atout.
Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management est préférable mais pas obligatoire
Connaissance en comptabilité est un plus
Aisance par rapport aux textes administratifs ou de nature réglementaire
Maîtrise de la suite bureautique MS-Office (Outlook, Word & Excel)
Sens de l'organisation, précision, proactivité, intérêt pour l'amélioration de processus
Bonne gestion des priorités
Orienté·e solution
Goût pour la polyvalence
Un intérêt pour le monde de la recherche scientifique et l'innovation en santé sera considéré comme un atout
Un intérêt pour la communication et le marketing est un plus
Maîtrise du français et de l'anglais, capacité rédactionnelle dans les deux langues. La connaissance du néerlandais sera considérée comme un atout.
Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management est préférable mais pas obligatoire
Connaissance en comptabilité est un plus
Aisance par rapport aux textes administratifs ou de nature réglementaire
Maîtrise de la suite bureautique MS-Office (Outlook, Word & Excel)
Sens de l'organisation, précision, proactivité, intérêt pour l'amélioration de processus
Bonne gestion des priorités
Orienté·e solution
Goût pour la polyvalence
Un intérêt pour le monde de la recherche scientifique et l'innovation en santé sera considéré comme un atout
Un intérêt pour la communication et le marketing est un plus
Offre
Nous offrons un contrat ULB, à durée déterminée et à temps plein, assorti d'avantages extra-légaux (chèques repas et congés extra-légaux) et une perspective de contrat à durée indéterminée après 2 ans. Abonnement téléphonique et internet pourront être proposés. Nous offrons aussi des possibilités du travail hybride selon les tâches à réaliser et de large choix de formations internes., Les candidats seront examinés le 1er décembre et un engagement pourra être envisageable à partir du 1er janvier 2024. Les candidatures (CV et Lettre de motivation) doivent être adressées au Pr. Isabelle Salmon à l'adresse suivante : Afficher l'adresse e-mail
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