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Management assistant / secretariaat in Brussel:
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Management Assistant - Brussel - Technologie & Innovatie
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Management Assistent
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- Formatting and preparing documents, reports, and tables of contents in MS Word.
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Office assistant (M/F/X) - Brussels
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Administratief Medewerker
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Management Assistant (M/F/X)
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Personal Assistant & Office Management
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Management Assistant - Brussels - (M/F/X)
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Administratief Medewerker Klantbeheer
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Secrétaire de Maison Croix-Rouge
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Plus d'infos : En savoir plus sur la fonction de Secrétaire
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Secrétaire de Maison Croix-Rouge
Functieomschrijving
En étroite collaboration avec les autres mandataires et responsables d'activités, le·la secrétaire participe à la gestion journalière de la Maison Croix-Rouge.
Il·Elle est la personne de référence pour toutes les matières administratives. Il·Elle est épaulée par le bureau provincial.
Le·la secrétaire de MCR est membre du comité restreint, du comité élargi et de l'assemblée de MCR.
En Province du Brabant Wallon, la Maison Croix-Rouge des Deux Gette recherche des candidat·es pour le mandat de secrétaire. Le territoire de la Maison Croix-Rouge des Deux Gette couvre les communes de Jodoigne, Hélécine, Ramillies, Orp-Jauche.
L'objectif de la Maison Croix-Rouge est de répondre aux besoins de bénéficiaires et clients des différents services et activités qu'elle mène (lutte contre la solitude et l'isolement, seconde main, épicerie sociale, formations aux gestes qui sauvent, activités avec les primo-arrivants, don de sang,...)., Appui à l'organisation et à la tenue des réunions et assemblées
* assister le président pour l'organisation et la tenue des réunions et assemblées
* rédiger les procès-verbaux des réunions et assemblées, les transmettre à qui de droit, les classer et les archiver
Gestion des informations, des supports de communication et de la documentation
* assurer la communication interne de la Maison Croix-Rouge
* mettre à disposition des volontaires et du public les informations relatives aux activités de la Maison Croix-Rouge, de la Croix-Rouge de Belgique et du Mouvement
* rendre visible les activités sur le territoire de la MCR (participation à des évènements locaux, présence sur les réseaux sociaux, présence sur les sites communaux,...)
* concevoir les supports de communication (relatifs aux activités de la MCR, à un évènement, ..) à partir des canevas à disposition
* tenir un répertoire reprenant les services et personnes de contact avec lesquels la MCR entretient des relations
* prendre connaissance des directives, instructions, documentation transmises par le bureau provincial et par le siège et, le cas échéant, les mettre en application et/ou les diffuser aux personnes concernées
* Accueillir les nouveaux volontaires (dans le sens suivi dans leurs premiers pas au sein de la MCR)
* Assurer la gestion du planning d'occupation de la MCR
Gestion administrative
* traiter le courrier/les courriels en collaboration avec le·la président·e et en assurer le classement
* s'assurer du remplissage correct du formulaire d'inscription des nouveaux volontaires et de la mise à jour des données du fichier des volontaires (données de contact, formations, distinctions honorifiques, ..)
* assurer le suivi administratif en matière d'assurance, de sélection médicale chauffeur, de distinctions honorifiques, de stagiaires et/ou personnes sous contrat article 60§7, des conventions
* établir les inventaires physiques des équipements et du matériel en collaboration avec les responsables d'activité
* assurer la gestion administrative de l'économat, des bâtiments et du matériel roulant
* assurer la conservation des archives
Il·Elle est la personne de référence pour toutes les matières administratives. Il·Elle est épaulée par le bureau provincial.
Le·la secrétaire de MCR est membre du comité restreint, du comité élargi et de l'assemblée de MCR.
En Province du Brabant Wallon, la Maison Croix-Rouge des Deux Gette recherche des candidat·es pour le mandat de secrétaire. Le territoire de la Maison Croix-Rouge des Deux Gette couvre les communes de Jodoigne, Hélécine, Ramillies, Orp-Jauche.
L'objectif de la Maison Croix-Rouge est de répondre aux besoins de bénéficiaires et clients des différents services et activités qu'elle mène (lutte contre la solitude et l'isolement, seconde main, épicerie sociale, formations aux gestes qui sauvent, activités avec les primo-arrivants, don de sang,...)., Appui à l'organisation et à la tenue des réunions et assemblées
* assister le président pour l'organisation et la tenue des réunions et assemblées
* rédiger les procès-verbaux des réunions et assemblées, les transmettre à qui de droit, les classer et les archiver
Gestion des informations, des supports de communication et de la documentation
* assurer la communication interne de la Maison Croix-Rouge
* mettre à disposition des volontaires et du public les informations relatives aux activités de la Maison Croix-Rouge, de la Croix-Rouge de Belgique et du Mouvement
* rendre visible les activités sur le territoire de la MCR (participation à des évènements locaux, présence sur les réseaux sociaux, présence sur les sites communaux,...)
* concevoir les supports de communication (relatifs aux activités de la MCR, à un évènement, ..) à partir des canevas à disposition
* tenir un répertoire reprenant les services et personnes de contact avec lesquels la MCR entretient des relations
* prendre connaissance des directives, instructions, documentation transmises par le bureau provincial et par le siège et, le cas échéant, les mettre en application et/ou les diffuser aux personnes concernées
* Accueillir les nouveaux volontaires (dans le sens suivi dans leurs premiers pas au sein de la MCR)
* Assurer la gestion du planning d'occupation de la MCR
Gestion administrative
* traiter le courrier/les courriels en collaboration avec le·la président·e et en assurer le classement
* s'assurer du remplissage correct du formulaire d'inscription des nouveaux volontaires et de la mise à jour des données du fichier des volontaires (données de contact, formations, distinctions honorifiques, ..)
* assurer le suivi administratif en matière d'assurance, de sélection médicale chauffeur, de distinctions honorifiques, de stagiaires et/ou personnes sous contrat article 60§7, des conventions
* établir les inventaires physiques des équipements et du matériel en collaboration avec les responsables d'activité
* assurer la gestion administrative de l'économat, des bâtiments et du matériel roulant
* assurer la conservation des archives
Profiel
être en accord avec les principes et valeurs humanitaires de la Croix-Rouge
apprécier le travail en équipe
être organisé, rigoureux, débrouillard
apprécier le contact, être à l'écoute, percevoir les besoins de l'autre
communiquer adéquatement oralement et par écrit
disposer d'une connaissance suffisante des acteurs privés et publics locaux
utiliser les outils informatiques et les réseaux sociaux avec aisance
Engagements à prendre
avoir une disponibilité suffisante pour assumer les responsabilités associées au mandat
acquérir et entretenir ses connaissances sur les:
missions, gouvernance, stratégie, structure, activités, publics cibles de la Croix-Rouge de Belgique
modes de fonctionnement, règlement d'ordre intérieur, modalités administratives,..
respecter et faire respecter la Charte de la Croix-Rouge de Belgique
apprécier le travail en équipe
être organisé, rigoureux, débrouillard
apprécier le contact, être à l'écoute, percevoir les besoins de l'autre
communiquer adéquatement oralement et par écrit
disposer d'une connaissance suffisante des acteurs privés et publics locaux
utiliser les outils informatiques et les réseaux sociaux avec aisance
Engagements à prendre
avoir une disponibilité suffisante pour assumer les responsabilités associées au mandat
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