De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.
Het Departement Personeel en Organisatie van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80%) HR officer Vorming & Opleiding.
Als HR officer ben jij, samen met je rechtstreekse collega, de spil van de planning en organisatie van opleidingen voor medewerkers van de Universiteit Antwerpen. Jullie zijn de drijvende kracht achter de administratieve en logistieke organisatie van opleidingen voor het Administratief Technisch Personeel, Zelfstandig Academisch Personeel en postdoctorale onderzoekers. Je maakt deel uit van het Team Talent Management waar we focussen op rekrutering, selectie, vorming, opleiding en loopbaanontwikkeling.
- Je bent samen met je rechtstreekse collega verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke organisatie van het opleidingsaanbod voor Administratief Technisch Personeel, Zelfstandig Academisch Personeel (professoren) en postdocs. Jij bent verantwoordelijk voor volgende taken:
- Je boekt geschikte lokalen, voorziet catering en zorgt dat het gevraagde materiaal ter beschikking staat van de externe trainer en deelnemers.
- Je maakt bestelbonnen aan, je registreert opleidingen in het opleidingssysteem, je volgt de facturatie en interne verrekeningen op en je maakt aannemingsovereenkomsten.
- Je monitort proactief het aantal deelnemers en annulaties voor opleidingen en je overlegt met je rechtstreekse collega over mogelijke bijkomende acties.
- Je informeert de trainer en de deelnemers voor de start van de opleiding. Je stuurt na het plaatsvinden van de opleiding de slides en de evaluaties door en verwerkt dit.
- Je volgt samen met je rechtstreekse collega de gezamenlijke mailbox voor opleidingen Administratief en Technisch Personeel en Zelfstandig Academisch Personeel op.
- Je volgt het opleidingsaanbod voor postdocs op. Samen met de twee collega’s loopbaanexperten geef je het opleidingsaanbod en de bijhorende communicatie voor postdocs vorm.
- Je maakt de jaarlijkse opleidingskalender op door rekening te houden met de planning van de afgelopen jaren, interesselijsten, wachtlijsten, beschikbaarheden van de doelgroep en beschikbaarheden van de externe trainers. Je houdt hierbij rekening met beleidsinitiatieven. Je streeft naar het opmaken van een jaarplanning die onderweg nog bijgestuurd kan worden.
- Je maakt de begroting op, je volgt het beschikbare budget systematisch op doorheen het jaar en stuurt proactief bij.
- Je waakt over de frequentie waarmee opleidingen worden georganiseerd, het aantal deelnemers, annulaties en de wacht- en interesselijsten voor opleidingen.
- Je geeft de Engelstalige communicatie van het aanbod vorm: je stuurt wervende nieuwsbrieven uit, je legt de link met andere nieuwsbrieven binnen de organisatie, je onderhoudt de postdocwebsite, de bijhorende pagina’s op het intranet en externe kanalen zoals de interuniversitaire website, de sociale mediakanalen,…
- Je verwerkt de evaluaties, bespreekt deze met de betrokken collega’s, geeft feedback aan trainers en stuurt het opleidingsaanbod en de communicatiestrategie bij.
- Je werkt mee aan de verdere uitbouw van opleidingsinitiatieven en interne verbeteringstrajecten voor het verder optimaliseren van de dienstverlening.
- Je verzorgt de jaarlijkse rapportering van de OJO-middelen (Ondersteuning Jonge Onderzoekers).
- Je volgt de mailbox van voor postdocs op. Je onderhoudt nauw contact met trainers, deelnemers en de collega’s van de Antwerp Doctoral School.
- Je ondersteunt de praktische organisatie van events zoals de jaarlijkse postdoc dag, het onthaal ATP, de netwerkreceptie voor ZAP en diverse initiatieven voor postdocs.
- Je verzorgt de registratie van proefdierbegeleidercertificaten, taalcertificaten en outplacementaanvragen.
- Je bent back-up voor je rechtstreekse collega en je bent back-up voor rekrutering: publiceren en afsluiten van vacatures, opvolgen van vragen in de gezamenlijke mailboxen,..