In deze veelzijdige functie wordt van jou verwacht dat je de CEO ondersteunt bij een breed scala aan administratieve en organisatorische taken. Deze taken variëren sterk en omvatten zowel inhoudelijke als operationele aspecten.
Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden : - Je krijgt te maken met het beheren van documenten, briefwisseling en e-mailberichten, bijwerken van bestanden…;
- Je gaat ook zelf dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, beantwoorden, klasseren…). Je beoordeelt vanuit een kritisch oogpunt de relevantie, prioriteit en (eventuele) juridische aspecten.
- Je biedt ondersteuning in het opstellen en redigeren van brieven, verslagen, nota’s…
- Je zorgt ervoor dat de nodige beslissingen, dienstnota's, contracten zowel intern als extern bij de juiste personen terecht komen;
- Je helpt mee in het opmaken en uitsturen van aantrekkelijke interne en externe bedrijfscommunicatie;
- Wekelijks, maandelijks bijwerken van management informatie maakt tevens deel uit van deze job;
- Je organiseert verplaatsingen van de CEO en andere managementleden;
- Je zorgt ervoor dat bedrijfsevents op een professionele manier worden georganiseerd. Je leidt alles in goede banen.
- Bezoekers voor onze CEO worden op een professionele manier ontvangen. Je gaat de vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, dossiervoorbereiding, reservering van zalen, ...);
- Eventuele telefoons worden door jou gefilterd op belangrijkheid;
- Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de orde en netheid van de kantoren en coördineert de verschillende onderhoudsdiensten;
- Je rapporteert uiteraard rechtstreeks aan onze CEO.