Deeltijds receptionist(e) (35u) in Machelen - opstart eind september

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 330 medewerkers werken in vast dienstverband en zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren. Voor onze klant in Machelen, een toonaangevend kennis-, trainings- en leercentrum voor en door de luchtvaartsector, gelegen op de site van Brussels Airport, zijn we op zoek naar een nieuwe collega die verantwoordelijk is voor het onthaal. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers en zorg je voor een warm welkom en een professionele ontvangst. Onze klant brengt interne en externe experts, evenals gepassioneerde leden van de luchthavengemeenschap bijeen. Deze mensen begrijpen de specifieke eisen van hun sector en vertalen die naar praktische opleidingen (o.a. in het Digital Experience Center waar de nieuwste VR-en 4D-technologieën gebruikt worden). Het uiteindelijke doel is het verbeteren van de kwaliteit, veiligheid en beveiliging van de luchthavenactiviteiten. Daarnaast biedt onze klant ook dynamische coworking spaces aan. Er zijn tal van aanpasbare opties die zijn afgestemd op ieders unieke werkstijl (open werkruimtes, eigen bureaus in een gedeeld kantoor, vergaderzalen, klasruimtes, …). In deze moderne en inspirerende werkomgeving ben je als receptionist(e) verantwoordelijk voor volgende taken:

• Je ontvangt en verwelkomt de bezoekers, meldt hen aan en geeft hen een bezoekersbadge. Je verwijst hen indien nodig door naar de wachtruimte.

• Voor het bestellen van de lunch neem je bestellingen op, begeleid je bij het bestellen van lunch via een QR-code en plaats je de bestelling bij de broodjesleverancier. Wanneer de catering geleverd wordt, neem je de catering/broodjes in ontvangst en zet je ze klaar in de eetruimte of vergaderzaal.

• Je beantwoordt in- en uitgaande telefoons en verwijst de beller indien nodig door. Je beheert de mailbox en verstuurt e-mails naar de juiste contactpersoon of je beantwoordt e-mails met algemene informatie. Leveringen en post neem je in ontvangst, verdeel je en maak je klaar voor verzending.
• Je bewaart de algemene orde en netheid van de receptie en de eetruimte.

• Voor het klaarzetten van klaslokalen of vergaderzalen open je de lokalen, zet je de tafels en stoelen correct neer, maak je het whiteboard schoon en controleer je dat IT-materiaal zoals HDMI-kabels aanwezig is.

• Je registreert klachten en beheert de toegang tot de parking.

• Je volgt de registratie van e-learnings op en bent de contactpersoon voor eerstelijnsproblemen.

Je werkt 35u per week: van maandag tot en met vrijdag van 07h30 tot 15h00 met 30 minuten pauze.

We zoeken een nieuwe collega met volgende competenties:

• Uitstekende kennis van het Nederlands, Engels en Frans
• Professionele maturiteit en een zelfstandige werkhouding
• Ervaring met en goede kennis van Microsoft Word, Excel en Outlook
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen
• Het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd af te ronden
• Bereid om administratieve taken te combineren met receptietaken