Vacature Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x) in Brussel

De functie binnen de organisatie

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streven ze ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis is een actieve, tweetalige administratie met een honderdtal medewerkers, waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en een goede dienstverlening aan de burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis, de Administratie van de GGC bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van institutionele goedkeuringen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten, ...
‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst.

De administratief assistent zal werken bij de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning'. Hij zal werken onder de supervisie van de eerste attaché, die verantwoordelijk is voor de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning', en de directeur 'Coördinatie en Procedures'.

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Functieomschrijving

Als administratief assistent bij de directie 'Coördinatie en Procedures' vereist de functie:

De controle en samenhang waarborgen met de betrokken directies om de facturen op te volgen in verband met de activiteiten van Vivalis in het kader van de overheidsopdrachten en contracten;
De procedures opvolgen van het secretariaat van de Adviesraad om vergaderingen te organiseren en beheersinstrumenten te gebruiken, in overleg met de betrokken diensten;
Bijdragen tot het delen van informatie over begrotingsprocedures of -activiteiten van de dienst en boordtabellen bijwerken;
Bijdragen tot het toezicht op de centralisatie van contracten van de administratie;
Administratieve ondersteuning bieden aan de verschillende diensten bij elke fase van de overheidsopdrachten en ervoor zorgen dat de opvolgingstabellen en -dossiers worden bijgewerkt;
Ondersteuning bieden aan het management van de directie 'Coördinatie en Procedures' en aan de leidend ambtenaren om de vergaderingen te organiseren en op te volgen;
Meewerken aan projecten of werkvergaderingen van de dienst leiden.

Profiel

De kandidaat voor de functie van administratief assistent moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).
Gewenste kwaliteiten: deskundig adviseur, informatiebeheerder, projectleider of medewerker, dossierbeheerder, vertegenwoordiger van de GGC.
Pluspunt : Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.

Aanbod

Maaltijdcheques
Laptop
Hospitalisatieverzekering voor familie
Tussenkomst openbaar vervoer
Fietsvergoeding
Sinterklaas
Cultuur- en sportcheque
13e maand
Vakantiegeld
Thuiswerk

Weddeschaal B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement.
Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
Mogelijkheid tot telewerken;
35 dagen verlof per jaar;
Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
Tal van opleidingsmogelijkheden;
Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Praktische informatie

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

het referentienummer van deze procedure: 2024_CAT_B1_22;
een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link Open website verzonden worden ten laatste op 02/01/2025 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR Toon nummer of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR Toon nummer.
Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 16/01/2025 tot 27/01/2025 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

Functietype:

Administratief bediende

Sector:

Apparatuur

Standplaats

Brussel

Vereisten

Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type) Nederlands, Frans

Meer jobs

Alle vacatures bij Vivalis.Brussels Alle Administratief bediende vacatures

Sluit

van

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Medewerker overheidsopdrachten

Medewerker klantenservice Brussel

Administratief Bediende - Tender Specialist

Administratief Medewerker

Bijstandsverlener (M/V/X) - Verzekeringen

Administrative Assistant German

Bijstandsverlener verzekeringssector

FR/NL Administrative Coordinator - M/F/X - Brussels

Project Assistant

Administrative Support Specialist - Brussel - Tweetalig NL/FR

Administratief medewerker

Project Consultant regio Halle-Brussel

Dutch speaking Project Assistant (m/f/x)

Junior Personal Assistant - NL/EN

Jobs op maat via mail

FR/NL Administrative Assistant - Temporary mission - M/F/X

Facilitair Medewerker

Administratief Assistant (m/f/x) - Brussels

Customer Service Medewerker

Administrative Consultant

Administrative Assistant (m/f/x) - Cosmetics - Brussels

Project Assistant (m/f/x) - Brussels

Administratief Medewerker (GECO-Statuut)

Administratief medewerker in de bouwsector

Administration Support

Agent verzekeringsassistance NL/FR

Administratief Assistent Frans/Nederlands/Engels

Receptionist & Office Assistant - Brussel

Part time administrative assistant

Administration Operations Assistant

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Praktische informatie

Jobs op maat via mail

De job werd bewaard

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Praktische informatie