Entité de rattachement
Hôpital académique de l'UCLouvain, situé à Bruxelles, notre mission est triple : prodiguer des soins aux patients, former d'excellents professionnels de la santé et mener des programmes de recherche clinique ambitieux dans les domaines les plus pointus. Le patient est au centre des préoccupations de nos près de 6.000 collaborateurs. Ensemble, nous œuvrons pour offrir des soins de qualité. Nous sommes par ailleurs l'un des principaux employeurs privés de la région de Bruxelles-Capitale.
Hôpital académique de l'UCLouvain, situé à Bruxelles, notre mission est triple : prodiguer des soins aux patients, former d'excellents professionnels de la santé et mener des programmes de recherche clinique ambitieux dans les domaines les plus pointus. Le patient est au centre des préoccupations de nos près de 6.000 collaborateurs. Ensemble, nous œuvrons pour offrir des soins de qualité. Nous sommes par ailleurs l'un des principaux employeurs privés de la région de Bruxelles-Capitale.
Secrétaire Médical en hématologie et oncologie
Description de la fonction
Lien entre les patients et les médecins
Vous gérez et planifiez les rendez-vous des patients
Vous accueillez des patients à l'hôpital de jour
Vous êtes à l'écoute des patients
Vous remontez les informations des patients vers l'équipe de médecin
Administration générale
Vous accueillez des patients et visiteurs
Vous recevez, dirigez et répondez aux appels téléphoniques.
Vous vous procurez l'information correcte et transférer les appels si nécessaire
Vous assurez la gestion de l'agenda des médecins ainsi que de la planification de l'équipe médicale, organisation des back-up des collègues absents
Vous assurez la gestion des stocks et des commandes et suivi des livraisons
Vous assurez la gestion des dossiers patients (digitaux ou papiers) :
Vérifier si les dossiers sont complets (abstraction EPIC pour les nouveaux dossiers)Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier médical et général (mail ou courrier postal)Compléter les formulaires et documents
Vous organisez des voyages professionnels (congrès)
Administration spécifique
Vous assurez le support administratif à la gestion du service (paramétrage EPIC, Smart Tool Builder, ...)
Vous aidez à la préparation des réunions, présentations, base de données,...
Vous assurez le suivi de dossiers spécifiques, conventions, fonds de solidarité
Vous organisez d'événements (localisation, budget, invitation,...)
Vous gérez les divers comptes du service
Vous aidez à la réalisation de présentations, cours d'enseignement, abstracts et articles scientifiques
Réunion interne et externe
Vous choisissez, en accord avec l'équipe le lieu de la réunion, réservation du matériel, préparez les documents nécessaires
Vous planifiez et prévoyez les éventuelles conference call
Vous prévoyez le catering
Vous prévoyez et vous renseigner sur les sujets à traiter, l'envoi des invitations, prévoir les rapports, dashboard, Power Point,...
Vous assurez la retranscription de PV des réunions ainsi que la transmission de ces PV à qui de droit
Vous prévoyez et suivez les points d'action mentionnés pendant les réunions
Vous gérez et planifiez les rendez-vous des patients
Vous accueillez des patients à l'hôpital de jour
Vous êtes à l'écoute des patients
Vous remontez les informations des patients vers l'équipe de médecin
Administration générale
Vous accueillez des patients et visiteurs
Vous recevez, dirigez et répondez aux appels téléphoniques.
Vous vous procurez l'information correcte et transférer les appels si nécessaire
Vous assurez la gestion de l'agenda des médecins ainsi que de la planification de l'équipe médicale, organisation des back-up des collègues absents
Vous assurez la gestion des stocks et des commandes et suivi des livraisons
Vous assurez la gestion des dossiers patients (digitaux ou papiers) :
Vérifier si les dossiers sont complets (abstraction EPIC pour les nouveaux dossiers)Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier médical et général (mail ou courrier postal)Compléter les formulaires et documents
Vous organisez des voyages professionnels (congrès)
Administration spécifique
Vous assurez le support administratif à la gestion du service (paramétrage EPIC, Smart Tool Builder, ...)
Vous aidez à la préparation des réunions, présentations, base de données,...
Vous assurez le suivi de dossiers spécifiques, conventions, fonds de solidarité
Vous organisez d'événements (localisation, budget, invitation,...)
Vous gérez les divers comptes du service
Vous aidez à la réalisation de présentations, cours d'enseignement, abstracts et articles scientifiques
Réunion interne et externe
Vous choisissez, en accord avec l'équipe le lieu de la réunion, réservation du matériel, préparez les documents nécessaires
Vous planifiez et prévoyez les éventuelles conference call
Vous prévoyez le catering
Vous prévoyez et vous renseigner sur les sujets à traiter, l'envoi des invitations, prévoir les rapports, dashboard, Power Point,...
Vous assurez la retranscription de PV des réunions ainsi que la transmission de ces PV à qui de droit
Vous prévoyez et suivez les points d'action mentionnés pendant les réunions
Profil
Vous disposez d'un diplôme d'assistant de direction ou un bachelier dans le secteur médical ou Diplôme secrétariat option médicale
Une expérience de 2 ans dans la fonction est un atout
Vous maitrisez le vocabulaire médical ;
Vous disposez d'une expérience dans la frappe de protocoles
Vous maitrisez la suite office ;
Votre orthographe est impeccable ;
Vous possédez d'excellentes aptitudes administratives
Communication :
Vous êtes diplomate, calme et à l'écoute de l'équipe et des patients
Vous vous concertez avec les collègues en ce qui concerne l'organisation journalière du travail
Vous êtes capable d'échanger des informations quotidiennement avec les médecins et autres services pour les demandes de rendez-vous, résultats, ect...
La connaissance du néerlandais est un sérieux atout. Quelques notions d'anglais afin de pouvoir répondre au téléphone et à des demandes simples.
Résolution de problèmes :
Vous êtes capable d'assurer le suivi et les admissions des consultations urgentes (nouveaux patients, urgences médicales, ect...)
Vous êtes orienté solutions, vous contactez le responsable hiérarchique en cas d'anomalie ou de problème
Responsabilités :
Vous possédez de bonnes capacités en organisation et faites preuve d'ordre dans la réalisation du travail ;
Vous exécutez les tâches de manière indépendante et rendez compte régulièrement au responsable hiérarchique ;
Vous êtes précis et ponctuel ;
Vous exécutez les tâches correctement, dans les limites de temps établies et selon les procédures imposées
Une expérience de 2 ans dans la fonction est un atout
Vous maitrisez le vocabulaire médical ;
Vous disposez d'une expérience dans la frappe de protocoles
Vous maitrisez la suite office ;
Votre orthographe est impeccable ;
Vous possédez d'excellentes aptitudes administratives
Communication :
Vous êtes diplomate, calme et à l'écoute de l'équipe et des patients
Vous vous concertez avec les collègues en ce qui concerne l'organisation journalière du travail
Vous êtes capable d'échanger des informations quotidiennement avec les médecins et autres services pour les demandes de rendez-vous, résultats, ect...
La connaissance du néerlandais est un sérieux atout. Quelques notions d'anglais afin de pouvoir répondre au téléphone et à des demandes simples.
Résolution de problèmes :
Vous êtes capable d'assurer le suivi et les admissions des consultations urgentes (nouveaux patients, urgences médicales, ect...)
Vous êtes orienté solutions, vous contactez le responsable hiérarchique en cas d'anomalie ou de problème
Responsabilités :
Vous possédez de bonnes capacités en organisation et faites preuve d'ordre dans la réalisation du travail ;
Vous exécutez les tâches de manière indépendante et rendez compte régulièrement au responsable hiérarchique ;
Vous êtes précis et ponctuel ;
Vous exécutez les tâches correctement, dans les limites de temps établies et selon les procédures imposées
Offre
Un package salarial attractif : reprise de votre ancienneté valorisée dans la fonction, sursalaire supérieur au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières, prime de fin d'année
Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
Une ambiance conviviale, multidisciplinaire et riche de sens
Un accès à de nombreuse formations pour le développement continu de vos compétences
Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne
Un site arboré facilement accessible (transports en commun ou parking gratuit) et des commerces de proximité (alimentation, pharmacie)20 jours de congés légaux additionnés de 4 jours de congés propres au secteur et de 4 jours de congés extra-légaux
Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
Une ambiance conviviale, multidisciplinaire et riche de sens
Un accès à de nombreuse formations pour le développement continu de vos compétences
Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne
Un site arboré facilement accessible (transports en commun ou parking gratuit) et des commerces de proximité (alimentation, pharmacie)20 jours de congés légaux additionnés de 4 jours de congés propres au secteur et de 4 jours de congés extra-légaux
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