Secrétaire de direction bilingue

Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une

petite équipe composée de deux autres secrétaires.

Assistance de direction :
* Gérer l'agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.
* Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.
* La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.
* Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).
* Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.

Gestion d'équipe :
* Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l'efficacité des opérations administratives.
* Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l'équipe et à la bonne collaboration entre les membres.
* Garantir une fluidité dans le flux d'informations et la gestion des priorités.

Tâches administratives diverses :
* Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.
* Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.
* Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.
* Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.

* Bilinguisme parfait (Français/Néerlandais) : Une maîtrise du néerlandais et du français est requise, niveau minimum C1 dans les deux langues.
* Expérience : Minimum 3 ans d'expérience dans un poste de secrétariat de direction ou similaire.
* Compétences organisationnelles : Excellente gestion du temps et des priorités, rigueur et souci du détail.
* Leadership et gestion d'équipe : Capacité à superviser et motiver une petite équipe.
* Maîtrise des outils bureautiques : Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Capacités relationnelles : Excellente communication, diplomatie et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
* Proactivité et sens des responsabilités : Capacité à anticiper les besoins de la direction et à être force de proposition.

Tous les collègues de Vivaldis s'engagent dans une politique d'égalité des chances. Nous sélectionnons sur base d'expérience, des études et des compétences et non sur base de nationalité, apparence, orientation sexuelle, religion, handicap, âge et/ou genre. Notre rôle en tant qu'agence d'intérim consiste également à soutenir et favoriser l'inclusion et la diversité. La discrimination n'est pas tolérée