Specialist administratie district Berchem

De grootste stad van Vlaanderen zoekt versterking. Jouw job? Samen met zo’n 7500 medewerkers Antwerpen nóg straffer maken.

Wil je expert worden in administratie en ondersteuning bij het district Berchem én leidinggeven aan 2 administratief medewerkers? Dan zoeken we jou voor deze unieke, afwisselende job. Werk je klantgericht en nauwkeurig? Ben je een natuurlijke coach en echte teamspeler? Solliciteer nu.

Wat doe je?

* Je wordt expert rond administratie, ondersteuning en informatiebeheer (en de bijhorende technische tools) van het districtsteam Berchem. Je bent verantwoordelijk voor de goede organisatie van die 3 onderdelen in het district.
* Je bent proceseigenaar van de administratieve procedures rond besluitvorming college en districtsraad. Je agendeert besluiten op het college en de districtsraad. Je maakt die ook elektronisch op.
* Je verwerkt de zittingen van het college en de districtsraad. Je zorgt ook voor een nauwkeurige archivering van de zittingen.
* Je volgt actiepunten op die voortkomen uit het initiatiefrecht van raadsleden en de besluitvorming van de politieke organen.
* Je bereidt installatievergaderingen voor. Je zorgt ook voor de opvolging van ontslagnemende raadsleden.

* Je stuurt dagelijks 2 medewerkers aan van het districtssecretariaat: je maakt de planning op, coacht, volgt op en stuurt bij waar nodig.
* Samen met je leidinggevende volg je de financiële processen op van het districtssecretariaat. Je volgt nauwkeurig de budgetten mee op van je dossiers (ondersteuningsdossiers en regelement ontmoetingsruimtes).
* Je bent back-up voor de financiële medewerker van het district en voor de gebouwverantwoordelijke.
* Je wordt expert in het ondersteuningsbeleid en de daarvoor beschikbare tools. Je ondersteunt het districtsteam daarin.
* Je werkt nauw samen met de teamleden van Vrije Tijd en Openbaar Domein en Groen.
* Je volgt de buurtgerichte activiteiten van Berchem Buurt administratief en inhoudelijk mee op als back-up.


Meer info over je team

We verwelkomen je in het team van districtswerking Berchem. Wij zijn een klein, hecht team met in totaal 20 medewerkers. Je wordt coach van het secretariaatsteam dat bestaat uit 2 medewerkers. Samen met de bestuurscoördinator, adjunct-secretaris en jeugdconsulent vorm je het leidinggevende team van de districtswerking.

* Je hebt een bachelordiploma of een diploma van gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs (HBO5) of een universitair kandidaatsdiploma.
* Je voldoet aan de sollicitatievoorwaarden van de stad Antwerpen.
* Je hebt een goede praktische kennis van Office-programma’s.
* Je hebt interesse in financieel beheer en technisch beheer van administratieve processen.
* Je wil graag in een politieke context werken. Je werkt nauw samen met de bevoegde districtsschepen(en). Je werkt voor het lokale districtsbestuur en het stadsbestuur.
* Je werkt erg nauwkeurig. Je werkt je administratieve taken op tijd af.
* Je bent leergierig en wil de systemen waarmee we werken snel aanleren.
* Je onderscheidt hoofd- van bijzaken. Je legt verbanden tussen gegevens. Je zoekt efficiënt naar extra informatie. Je adviseert overtuigend op basis van je expertise.
* Je hebt een sterke interesse in gemeenschapsvormende activiteiten.
* Je gaat klantgericht om met vragen van verschillende doelgroepen.
* Je werkt af en toe tijdens weekends en ’s avonds.
* Een rijbewijs B is een meerwaarde.
* Je kan starten in oktober 2024. Je werkt minstens 4/5e.
* Je herkent je in de waarden van de stad. Je wil je inzetten voor een straffer Antwerpen.