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Management assistant / secretariaat in Brussel:
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Jij vervult een essentiële rol in het wervingsproces door potentiële kandidaten te ontdekken, te beoordelen en ze naar passende vacatures te leiden....
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- Greet visitors, manage phone calls, and handle incoming and outgoing correspondence.
- Schedule meetings, coordinate appointments, and manage office calendars.
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Secrétaire de Maison Croix-Rouge
En étroite collaboration avec les autres mandataires et responsables d'activités, le·la secrétaire participe à la gestion journalière de la Maison Croix-Rouge.
Il·Elle est la personne de référence pour toutes les matières administratives. Il·Elle est épaulée par le bureau provincial.
Le·la secrétaire de MCR est membre du comité restreint, du comité élargi et de l'assemblée de MCR.
En Province de Luxembourg, la Maison Croix-Rouge Salm et Ourthe (Gouvy - Houffalize - Lierneux - Vielsalm) recherche des candidat·es pour le mandat de secrétaire.
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Secrétaire de Maison Croix-Rouge
Functieomschrijving
Appui à l'organisation et à la tenue des réunions et assemblées
assister le·la président·e pour l'organisation et la tenue des réunions et assemblées
rédiger les procès-verbaux des réunions et assemblées, les transmettre à qui de droit, les classer et les archiver
Gestion des informations, des supports de communication et de la documentation
mettre à disposition des volontaires et du public les informations relatives aux activités de la Maison Croix-Rouge, de la Croix-Rouge de Belgique et du Mouvement
rendre visible les activités sur le territoire de la MCR (participation à des évènements locaux, présence sur les réseaux sociaux, présence sur les sites communaux,...)
concevoir les supports de communication (relatifs aux activités de la MCR, à un évènement, ..) à partir des canevas à disposition
tenir un répertoire reprenant les services et personnes de contact avec lesquels la MCR entretient des relations
prendre connaissance des directives, instructions, documentation transmises par le bureau provincial et par le siège et, le cas échéant, les mettre en application et/ou les diffuser aux personnes concernées
Gestion administrative
traiter le courrier/les courriels en collaboration avec le·la président·e et en assurer le classement
s'assurer du remplissage correct du formulaire d'inscription des nouveaux volontaires et de la mise à jour des données du fichier des volontaires (données de contact, formations, distinctions honorifiques, ..)
assurer le suivi administratif en matière d'assurance, de sélection médicale chauffeur, de distinctions honorifiques, de stagiaires et/ou personnes sous contrat article 60§7, des conventions
établir les inventaires physiques des équipements et du matériel en collaboration avec les responsables d'activité
assurer la gestion administrative de l'économat, des bâtiments et du matériel roulant
assurer la conservation des archives
assister le·la président·e pour l'organisation et la tenue des réunions et assemblées
rédiger les procès-verbaux des réunions et assemblées, les transmettre à qui de droit, les classer et les archiver
Gestion des informations, des supports de communication et de la documentation
mettre à disposition des volontaires et du public les informations relatives aux activités de la Maison Croix-Rouge, de la Croix-Rouge de Belgique et du Mouvement
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prendre connaissance des directives, instructions, documentation transmises par le bureau provincial et par le siège et, le cas échéant, les mettre en application et/ou les diffuser aux personnes concernées
Gestion administrative
traiter le courrier/les courriels en collaboration avec le·la président·e et en assurer le classement
s'assurer du remplissage correct du formulaire d'inscription des nouveaux volontaires et de la mise à jour des données du fichier des volontaires (données de contact, formations, distinctions honorifiques, ..)
assurer le suivi administratif en matière d'assurance, de sélection médicale chauffeur, de distinctions honorifiques, de stagiaires et/ou personnes sous contrat article 60§7, des conventions
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Profiel
être en accord avec les principes et valeurs humanitaires de la Croix-Rouge
apprécier le travail en équipe
être organisé·e, rigoureux·se, débrouillard·e
apprécier le contact, être à l'écoute, percevoir les besoins de l'autre
communiquer adéquatement oralement et par écrit
disposer d'une connaissance suffisante des acteurs privés et publics locaux
utiliser les outils informatiques et les réseaux sociaux avec aisance
Engagements à prendre
avoir une disponibilité suffisante pour assumer les responsabilités associées au mandat
acquérir et entretenir ses connaissances sur les:
missions, gouvernance, stratégie, structure, activités, publics cibles de la Croix-Rouge de Belgique
modes de fonctionnement, règlement d'ordre intérieur, modalités administratives,..
respecter et faire respecter la Charte de la Croix-Rouge de Belgique
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