Wie zijn wij? Bij ons advocatenkantoor staat de menselijke relatie met onze klanten centraal. We hanteren een oplossingsgerichte aanpak en behouden systematisch een overkoepelende en pragmatische visie die rekening houdt met de dagelijkse realiteit van onze klanten. Wij streven ernaar om uitstekende en vlotte juridische diensten aan onze klanten te leveren, terwijl we een gezonde werk-privébalans behouden. De inzet en het dynamisme van ons hele team dragen bij aan de aangename werkomgeving op kantoor.
Als Office Assistant ondersteun je de Office Manager bij haar dagelijkse taken en help je bij verschillende operationele activiteiten binnen het kantoor. Je zorgt voor een vlotte werking van het kantoor en creëert een gastvrije omgeving voor zowel collega’s als klanten.
Heb je oog voor detail en werk je graag in een dynamische omgeving? Dan is deze functie perfect voor jou! Jouw verantwoordelijkheden: - Ondersteuning bij het organiseren van kantoor evenementen en marketinggerelateerde taken
- Administratieve ondersteuning in HR (beantwoorden van sollicitaties, onboarding en offboarding)
- Administratieve ondersteuning in het inkoopproces (offertes aanvragen, bestellingen voorbereiden, etc.)
- Coördinatie met de externe boekhoudafdeling voor de opvolging van factuurbetalingen
De
Office Assistant die wij zoeken, kan zich identificeren met meerdere van de volgende criteria:
- Je houdt van plannen en organiseren: multitasking en prioriteren zijn geen probleem voor jou.
- Je bent vriendelijk, communicatief en hebt een zorgzaam karakter.
- Een grondige kennis van het Nederlands en Frans is vereist, en een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
- Je bent van nature discreet en betrouwbaar, en je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
- Je bent flexibel in het aanpassen aan veranderende omstandigheden en bent bereid je taken dienovereenkomstig te laten evolueren.
- Je bent proactief en neemt graag initiatief.
- Ervaring of brede interesse in marketing is een pluspunt.
- Je hebt een goede kennis van MS Office.
- Functiegerelateerde competenties:
- Beheren van e-mailberichten en afhandelen van correspondentie
- Zorgen voor interne communicatie
- Archiveren en ordenen van documenten
- Plaatsen van bestellingen
- Beheren van correspondentie, tabellen, etc., volgens instructies
- Beantwoorden van telefoontjes, berichten aannemen en doorverbinden
- Gebruik van sociale media toepassingen
- Bijwerken van de website
- Uitvoeren van acties ter ondersteuning van het onboarding/offboarding proces
- Beantwoorden van sollicitatiebrieven