De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.Als frontofficer sta je in voor de financiële opvolging van projecten van de vakgroepen Taalkunde en Letterkunde. Door je gedegen kennis van HR en SAP en specifiek van rapportering ben je ook een belangrijke schakel in het administratief team van Taalkunde en Letterkunde en bij uitbreiding de faculteit Letteren en Wijsbegeerte. Je geeft ondersteuning bij het moeilijkere SAP-werk en HR, maar je bent ook bereid uitvoerend SAP-werk te doen indien nodig. FINANCIEEL PROJECTBEHEER:??
- ?Je biedt tijdens de hele duur van het project op een klantvriendelijke en nauwgezette manier ondersteuning aan de projectpromotoren?
- Je bent het aanspreekpunt voor de betrokken centrale diensten van de?UGent?en vertegenwoordigers van de financierende organisaties?
- Aansturing ATP-proxies?- enkel op projectkredieten?
Jouw taken
Aanvraag:? - Info bij oproep en bijhorende financieringsregels - aftoetsen haalbaarheid/rendement?
- Ramingen & begroting?
- Contracten opmaken en ondertekenen (partnerschappen, doorstortingen)?
- Beschikbaarheid huidig personeel nagaan in functie van project
Opstart:? - Contract doorgeven aan BO?
- Intake projecten DOZA bijwonen?
- Facturatieplannen aanmaken en uitvoeren?
- Doorstortingen aanmaken, wijzigen, aanvragen?
- Loonramingen personeel + aanwerving (e-VTA)
Ongoing: - Budgetcontrole?
- Informeren budgethouder over financiële regels?
- e-recruitement
- Tussentijdse rapportering?
Afsluiting:? - Afsluiting projecten voorbereiden, goedkeuren
- Begeleiden financiële verantwoording?
- Overboekingen van kosten?
Aanspreekpunt voor collega's ivm. financiële rapportering en HR - Je komt terecht in een dynamisch administratief team met een grote collegialiteit. Er is een sterke samenwerking binnen de vakgroepen Taalkunde en Letterkunde met zowel secretariaatsmedewerkers als vakgroepsecretarissen. Bovendien werkt de faculteit aan een sterk netwerk over de vakgroepgrenzen heen. Je zal dus ook deel uitmaken van een team Frontofficers van de faculteit.
Kennis en ervaring
- Je hebt een sterke interesse in en/of ervaring met financieel projectbeheer en administratie
- Je hebt een zeer goeie kennis van SAP of andere ERP- of financiële pakketten
- Je bent zeer goed thuis in het Office-pakket
- Je hebt een degelijke kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling en schriftelijk
Vaardigheden en attitudes
- Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband goed en efficiënt
- Je bent communicatief sterk en kan cijfers goed vertalen
- Je bent service minded
- Je werkt pro-actief, planmatig en gestructureerd
- Je bent stressbestendig en aardt goed in een dynamische omgeving