De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. Als administratief medewerker binnen van de vakgroep Omgeving bied je samen met je collega's van het vakgroepsecretariaat administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning aan de vakgroep en verschillende onderzoeksgroepen:
- Je staat mee in voor de financiële administratie (inclusief financiële projectopvolging) binnen de vakgroep: o.a. financiële rapportering, budgetcontroles, salarisramingen, opvolging van doorstortingen, facturatie naar financiers, opmaak van bestelbonnen, aanmaak van verkoopscontracten en verkoopfacturen, verwerking van onkostennota's van personeelsleden (Concur), terugbetalingen onkosten externen (refund), overboekingen en interne transfers, ondersteuning bij de verwerking van aanvragen facultaire fondsen, …
- Je staat mee in voor de algemene secretariaatsondersteuning: o.a. organisatie van vergaderingen, reservatie lokalen, aankoop en voorraadbeheer van kantoor- en keukenmateriaal, herstellingsaanvragen, jobstudentenaanvragen, onthaal van bezoekers, sleutel- en toegangsbeheer, ....
- Je biedt mee algemene logistieke ondersteuning aan de vakgroep: o.a. post ophalen, versturen van postpakketten binnen het raamcontract, reinigen en onderhouden van keuken- en kantoortoestellen, ...
- Je biedt mee logistieke ondersteuning bij de organisatie van examens en doctoraatsprocedures
Kennis en ervaring
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels
- Je hebt kennis van de courante softwarepakketten (MS Office)
- Ervaring hebben met (financiële) administratieve taken en SAP is zeer wenselijk
Vaardigheden en attitudes
- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en bent klantgericht
- Je kan zelfstandig werken, rekening houdend met de gemaakte afspraken
- Je bent samenwerkingsgericht
- Je werkt ordelijk, nauwgezet en correct
- Je bent bereid om mee de handen uit de mouwen te steken voor logistieke taken
- Je bent sociaal vaardig, loyaal en discreet
- Je hebt interesse voor het vakgebied en bent bereid tot bijscholing
- Je bent flexibel en stressbestendig en toont initiatief