Vacature Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers in Etterbeek

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:

'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.

De administratief assistent zal werken bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'. Hij zal met name betrokken zijn bij het team dat het integratiebeleid voor nieuwkomers ontwikkelt.

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Functieomschrijving

De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder moet hij administratieve en organisatorische taken organiseren en opvolgen voor een of meer hiërarchische meerdere(n) van de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' om hem (hen) te ondersteunen bij de uitvoering van zijn (hun) activiteiten (beheer van dossiers van integratietrajecten, beheer van contacten met de Brusselse gemeenten en onthaalbureaus voor nieuwkomers, enz.)

Als administratief assistent bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' vereist de functie:

De activiteiten dagelijks coördineren;
Bepalen welke prioriteit vragen, e-mails, dossiers en nota's voor de directie hebben;
Een planning opstellen en de verschillende fasen van een dossier opvolgen, prioriteiten vastleggen, zijn werk organiseren en de taken opvolgen in samenwerking met het diensthoofd;
Actief samenwerken met het diensthoofd om hem te informeren over de voortgang van de aanvragen, hem moeilijkheden te melden, om proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;
Deelnemen aan vergaderingen met de sleutelactoren en de agenda en notulen ervan opstellen en verspreiden;
Deelnemen aan de officieuze coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan bij de opvolging of de veranderingen van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;
Memo's, adviezen, teksten, documenten, enz. tussen de directie, andere diensten of externe partners ontvangen, verdelen en er correct en op het gepaste moment verslag van uitbrengen.

Profiel

Gevraagd diploma: De kandidaat voor de betrekking van administratief assistent moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).
Gewenste kwaliteiten: adviseur, procesdeskundige, ondersteunend kennismanagement, dossierbeheerder.
Kennis van het integratietraject van nieuwkomers is een troef.
Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef.
Kennis van de tweede Brusselse taal is een troef.

Aanbod

Van € 34.260 tot € 61.018 per jaar
Maaltijdcheques
Laptop
Internetvergoeding / Abonnement
Individuele hospitalisatieverzekering
Hospitalisatieverzekering voor familie
Tussenkomst openbaar vervoer
Fietsvergoeding
Geboorte
Sinterklaas
Cultuur- en sportcheque
Eco Cheque
13e maand
Vakantiegeld
Extra-legale vakantiedagen
Thuiswerk
Anciënniteitsverlof

Weddeschaal B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement;
Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
Mogelijkheid tot telewerken;
35 dagen verlof per jaar;
Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
Tal van opleidingsmogelijkheden;
Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Praktische informatie

Aanwervingsprocedure:

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt. Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 02/11/2024 contact opnemen met mevrouw Charlot Simoens, hetzij per e-mail via Toon emailadres, hetzij per telefoon Toon nummer. Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld via Softgarden, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Softgarden zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: Toon emailadres.

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

het referentienummer van deze procedure: 2022_BE_B1_20;
een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link Open website verzonden worden ten laatste op 02/11/2024 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR Toon nummer of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR Toon nummer.

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 18/11/2024 tot 29/11/2024 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

Functietype:

Administratief bediende

Sector:

Overheid en Social Profit

Standplaats

Etterbeek

Vereisten

Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type) Nederlands, Frans

Meer jobs

Alle vacatures bij Vivalis.Brussels Alle Administratief bediende vacatures

Sluit

van

Beheerder - dienst uitkeringen (m/v/x)

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Administratieve duizendpoot Opleidingen

Administratief assistent

Dossierbeheerder courante dossiers

Medewerker personeels- en loonadministratie

Administratief Medewerker Opleidingen

Project Assistant Talent Management

Deeltijds polyvalente administratieve kracht NCP

Administratief Medewerker

Medewerker overheidsopdrachten

klantenadviseur verzekeringen

Senior Business Assistant

Berquin Notarissen zoekt een administratief medewerker dienst voor en na akte (M/V) (voltijds)

Administratief Medewerker

Jobs op maat via mail

Customer Support medewerker

Tweetalig (NL/FR) Tarificateur / Dossierbeheerder medische zorgen in het buitenland

Desk Bediende

Planner/Administratief assistent

Voltijds juridische Medewerker/Licentiaat in het Notariaat/Master in het Notariaat/Kandidaat-Notaris (M/V) met specialisatie en/of bijzondere interesse in het vennootschapsrecht

Administratief Medewerker

Administratief bediende

Customer Service

Paralegal - collaborateur administratif

Deeltijdse werfsecretaresse

Freelance of Project Consultant - Administratief bediende in Evere

Stedenbouwkundig inspecteur (m/v/x) niv. B voltijds (COD)

Administratief Bediende

Administratief medewerker

Service Advisor Neder-Over-Heembeek

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Praktische informatie

Jobs op maat via mail

De job werd bewaard

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Administratief assistent - Integratiebeleid voor nieuwkomers

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Praktische informatie