2024-191 Assistant.e de direction pool -

Le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) Brugmann est à la recherche d'un(e) Assistant·e de direction, prêt·e à intégrer une équipe d'assistants de direction enthousiastes et dynamiques.

2024-191 Assistant.e de direction pool -

Functieomschrijving

Activités et tâches liées à la fonction

Vous rejoindrez une équipe soudée, travaillant de manière transversale (pool) avec les différents directeurs de département. Vous serez amené·e à travailler sur deux volets :

1/ Axe organisationnel

Cet axe comprend des activités de 'management support', c'est-à-dire :

La préparation et le suivi des réunions institutionnelles (établissement de l'ordre du jour, check list, prise de notes, rédaction de PV, suivi des décisions)
L'organisation de réunions et rencontres avec les collaborateurs de l'hôpital ;
L'organisation et la gestion des contacts et rencontres avec des partenaires extérieurs ;
Faire le relais de l'information depuis la Direction vers les autres services / fonctions/ instances;
L'organisation et la coordination des évènements internes et externes, des séminaires, de team building, visites d'autres hôpitaux, des visites des délégations étrangères, ...
La préparation des dossiers/rapports, en consolidant les informations nécessaires ;
Le suivi des décisions en terme d'organisation et de gestion;
Vous menez à bien les projets qui vous sont confiés par la direction ou votre hiérarchie.

L'ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent :

Une collaboration régulière avec les organes décisionnels de l'hôpital (Conseil d'administration, Conseil Médical, etc).
Coopération étroite avec des partenaires et instances internes et externes, tels que : le réseau IRIS, les secrétariats des Directions des autres hôpitaux, des organisations syndicales, le SPF Santé Publique, de l'INAMI, la fédération GIBBIS, etc.
La gestion des relations avec les fournisseurs externes.

2/ Axe opérationnel :

Cet axe comprend les activités courantes d'un secrétariat d'une Direction, notamment la gestion :

Des appels entrants (filtrer, renseigner et transférer vers les personnes concernées);
De la correspondance : gestion et rédaction de courriers ;
De l'agenda, en assurant le suivi des rendez-vous et en gérant les priorités;
De l'économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock ;
L'accueil des visiteurs, l'orientation de ceux-ci et la réponse à leurs questions., des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge);
une intervention (80% pour la SNCB et 100% pour la STIB) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo;
une prime annuelle d'attractivité et une prime de fin d'année;
une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10);
24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance) ;
Une assurance pension (3% à charge totale de l'employeur) ;
Une crèche pour les enfants du personnel ;
De multiples opportunités de carrières au sein d'un grand réseau (IRIS);
Un parcours d'intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste;
Un programme de formations qui vous permettra d'évoluer tout au long de votre carrière.

Profiel

Vous possédez minimum un Bachelor avec une expérience utile pour la fonction
Vous avez une bonne communication orale ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle en français
La connaissance du néerlandais est un atout
La capacité d'implication dans la gestion de projets
Esprit d'équipe
Sens de la diplomatie
Respect strict du caractère confidentiel
Flexibilité
Polyvalence
Discrétion
Respect de la hiérarchie
Proactif et entreprenant, débrouillardise

Hiérarchie : Responsable du pool des Assistantes de la Direction, Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d'obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)

Aanbod

Horaire : 38h/semaine

Date d'entrée en fonction : immédiate, Le package salarial comprend de nombreux avantages extra-légaux tels que notamment:

des chèques repas d'une valeur de 7,30 €

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