Voltijds management assistant in 1170 Brussel - opstart september
Functieomschrijving
- Je staat in voor het agendabeheer waar je afspraken en vergaderingen inplant en opvolgt. Voor deze meetings zorg je ook voor de nodige voorbereidingen en presentaties.
- Daarnaast coördineer je het contact met externe partners en andere afdelingen.
- Je volgt de organisatie van wereldwijde zakenreizen op van A tot Z, je beheert de onkostennota’s en mastercard afrekeningen en regelt praktische zaken en houdt de administratie bij
- Je zorgt op praktisch en organisatorisch niveau voor het opvolgen van e-mails, de voorbereiding en opvolging van vergaderingen en dossiers, het printen en inbinden van documenten.
- Je bent mee verantwoordelijk voor de digitale klassering en archivering van de secretariaatsdocumenten om de beschikbaarheid van informatie te waarborgen.
- Je staat mee in voor het onthaal en verwelkomt bezoekers, leveranciers, onderhoudsdiensten, …
- Je maakt mee de vergaderzalen klaar en ontruimt ze na de vergadering, coördineert de catering en bestelt taxi's indien nodig en je bedient ook koffies bij welkom en per aanvraag
- Je staat mee in voor het bestellen van kantoorbenodigdheden, de dagelijkse lunches voor heel het kantoor
- Je houdt mee toezicht op het algemene welzijn op de werkvloer: je onderhoudt contact met het schoonmaakbedrijf, zorgt ervoor dat er voldoende papiervoorraad is voor de printer, je bevoorraadt de koelkast, vult voorraadkasten aan, ledigt de vaatwasser
- Je zorgt voor de algemene orde van de gemeenschappelijke delen
Profiel
- Je hebt minimum 1 jaar werkervaring als Management Assistant en ziet de combinatie met de gedeelde taken volledig combineerbaar
- Je spreekt en schrijft foutloos in het Nederlands en in het Engels en je Frans is op een zeer goed niveau
- Je hebt een goede kennis van het Microsoft office pakket
- Je bent een goed georganiseerde en stressbestendige multitasker
- Je kan communiceren op alle niveaus
- Je bent een behulpzame teamspeler die altijd kwaliteit nastreeft
- Je bent in staat om autonoom beslissingen en initiatieven te nemen en alternatieven voor te stellen
- Je bent een persoon met een can do-mentaliteit
- Je werkt gestructureerd, discreet en kan de juiste prioriteiten stellen
- Daarnaast ben je dynamisch, positief ingesteld en ben je een echte teamplayer
- Je kan omgaan met stress, bent contactvaardig en hebt zin voor nauwkeurigheid
- Je stelt je flexibel op en past je aan aan veranderende omstandigheden
- Je kan samenwerken in een hecht team én zelfstandig werken
- Je bent een problem solver
Aanbod
- Een netto dagvergoeding
- Maaltijd- en ecocheques
- Een niet-recurrente bonus
- Vergoeding voor woon-werkverkeer
- Een hospitalisatieverzekering, ook uitbreidbaar naar gezinsleden
- 1 vaste dag Home Office per week
- Een jaarlijkse prestatiepremie
- Een tandartsverzekering en verzekering ambulante kosten voor jou en je gezin
- Een Allianz Assistance verzekering voor jou en je gezin
- Groepsverzekering bij AXA
- Elke dag een gratis lunch
- Een griepvaccin en een volledige medische check-up (enkel indien je dit wenst)
van