Voltijds management assistant in 1170 Brussel - opstart september

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 400 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België. Voor onze klant in Brussel, een internationaal gerenommeerd beleggingsadviesbureau, zijn we op zoek naar een veelzijdige Management Assistent voor een uitdagende en afwisselende rol. Je werkt nauw samen met acht kaderleden en:

• Je staat in voor het agendabeheer waar je afspraken en vergaderingen inplant en opvolgt. Voor deze meetings zorg je ook voor de nodige voorbereidingen en presentaties.
• Daarnaast coördineer je het contact met externe partners en andere afdelingen.
• Je volgt de organisatie van wereldwijde zakenreizen op van A tot Z, je beheert de onkostennota’s en mastercard afrekeningen en regelt praktische zaken en houdt de administratie bij
• Je zorgt op praktisch en organisatorisch niveau voor het opvolgen van e-mails, de voorbereiding en opvolging van vergaderingen en dossiers, het printen en inbinden van documenten.
• Je bent mee verantwoordelijk voor de digitale klassering en archivering van de secretariaatsdocumenten om de beschikbaarheid van informatie te waarborgen.

Daarnaast behartig je via een beurtrol ook volgende taken:

• Je staat mee in voor het onthaal en verwelkomt bezoekers, leveranciers, onderhoudsdiensten, …
• Je maakt mee de vergaderzalen klaar en ontruimt ze na de vergadering, coördineert de catering en bestelt taxi's indien nodig en je bedient ook koffies bij welkom en per aanvraag
• Je staat mee in voor het bestellen van kantoorbenodigdheden, de dagelijkse lunches voor heel het kantoor
• Je houdt mee toezicht op het algemene welzijn op de werkvloer: je onderhoudt contact met het schoonmaakbedrijf, zorgt ervoor dat er voldoende papiervoorraad is voor de printer, je bevoorraadt de koelkast, vult voorraadkasten aan, ledigt de vaatwasser
• Je zorgt voor de algemene orde van de gemeenschappelijke delen

Je werkt van maandag tot en met vrijdag van 8u30 tot 17u00 met een half uur pauze.

De ideale kandidaat voor deze functies beantwoordt aan dit profiel:

• Je hebt minimum 1 jaar werkervaring als Management Assistant en ziet de combinatie met de gedeelde taken volledig combineerbaar
• Je spreekt en schrijft foutloos in het Nederlands en in het Engels en je Frans is op een zeer goed niveau
• Je hebt een goede kennis van het Microsoft office pakket
• Je bent een goed georganiseerde en stressbestendige multitasker
• Je kan communiceren op alle niveaus
• Je bent een behulpzame teamspeler die altijd kwaliteit nastreeft
• Je bent in staat om autonoom beslissingen en initiatieven te nemen en alternatieven voor te stellen
• Je bent een persoon met een can do-mentaliteit
• Je werkt gestructureerd, discreet en kan de juiste prioriteiten stellen
• Daarnaast ben je dynamisch, positief ingesteld en ben je een echte teamplayer
• Je kan omgaan met stress, bent contactvaardig en hebt zin voor nauwkeurigheid
• Je stelt je flexibel op en past je aan aan veranderende omstandigheden
• Je kan samenwerken in een hecht team én zelfstandig werken
• Je bent een problem solver