Secretariaat / office manager

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het vlot laten verlopen van de dagelijkse kantoororganisatie. Je verzorgt klantenonthaal, beheert administratieve taken, monitort deadlines en ondersteunt het team praktisch en organisatorisch. Dankzij jouw inzet blijft ons kantoor efficiënt, netjes en gastvrij. Je houdt van een goed geordend kantoor, bent klantgericht en handelt graag proactief.
Je bent georganiseerd en voelt je thuis in een ondersteunende rol.
Duizend-en-één dingen aan je kop hebben geeft je energie en motivatie.
Je bent een vrolijk en goed gezind iemand, zelfs als de dag wat minder loopt.
Ervaring in een vergelijkbare functie is een plus, maar je enthousiasme en leergierigheid zijn minstens zo belangrijk!

Klanten verwelkomen (zowel aan de balie als aan de telefoon) en hen met een glimlach verder helpen.
Vergaderruimtes netjes houden, keukendienst regelen en ervoor zorgen dat alles spik en span is na afspraken.
Takenlijsten van onze dossierbeheerders beheren en bijhouden.
Klantendossiers up-to-date houden en verzorgen.
Deadlines in de gaten houden en onze dossierbeheerders op tijd een seintje geven.
Post en briefwisseling verzorgen (en af en toe langs de brievenbus rijden).
Vergaderruimtes en agenda's beheren zodat afspraken soepel verlopen.
Zorgen voor voldoende kantoorbenodigdheden, van pennen tot printerinkt.
Teamactiviteiten of personeelsfeestjes organiseren (denk aan verjaardagen en jubilea).
Digitaliseren en archiveren van documenten zodat onze klantendatabase netjes bijgewerkt blijft.
Nieuwe collega’s verwelkomen en alles in gereedheid brengen voor hun eerste werkdag.
Contact opnemen met IT’ers of leveranciers bij problemen.
De lunch verzorgen (oa boodschappen doen)
Het onderhoud van het kantoor in de gaten houden en de klusjesmannen en poetshulp aansturen.