Secrétaire communal

En sa qualité de haut fonctionnaire, le Secrétaire communal est le premier conseiller des organes communaux et assure un rôle charnière entre les Autorités politiques et les services communaux.
Il assure la préparation et la rédaction des PV des séances du Conseil et du Collège, conseille ces organes d'un point de vue juridique et veille à l'exécution de leurs décisions. Il garantit, dans la mesure des moyens disponibles, un fonctionnement efficace, efficient et orienté citoyen des services de l'Administration.
Les tâches du Secrétaire communal sont régies par la Nouvelle Loi communale ainsi que d'autres dispositions législatives. A titre indicatif, et sous réserve de toutes dissimilitudes dans la législation afférentes à ces emplois, il est le pendant en région de Bruxelles-Communale des « Directeurs généraux » des communes situées en régions wallonne et flamande.

Gestionnaire de l'Administration
Président du Comité de direction
Les activités significatives reprises sous chaque domaine doivent être lues comme relevant de la responsabilité du Secrétaire, qu'il les accomplisse personnellement ou qu'il les confie à des collaborateurs.
Activité 1 : Secrétaire
Il veille à la préparation de tout document ou dossier à soumettre aux organes communaux, en prenant en compte les aspects légaux et réglementaires qui les entourent afin que les Autorités puissent prendre leurs décisions en connaissance de cause.
Il supervise la veille et le conseil juridiques aux Autorités.
Il contresigne les documents émanant des Autorités, dans le respect des dispositions légales et réglementaires afin d'en garantir l'authenticité.
Activités significatives :
Préparer les ordres du jour des séances du Conseil et du Collège
Assister aux séances du Conseil et du Collège
Conseiller le Conseil et le Collège quant à la régularité du déroulement de leurs séances
Rédiger, signer et archiver les procès-verbaux des séances du Conseil et du Collège
Contresigner les documents émanant de l'Administration
Activité 2 : Directeur général des services
Dans le cadre des moyens mis à sa disposition par le Conseil et le Collège, il organise et coordonne les services communaux, en prenant appui sur les membres du Comité de direction, afin de mettre en oeuvre des processus de travail efficace et efficient permettant d'atteindre au mieux les objectifs des Autorités et d'assurer des services de qualité au citoyen.
Activités significatives :
Veiller à une répartition efficace et efficiente des activités et des compétences entre les différents services communaux (organigramme du personnel)
Surveiller le fonctionnement efficace des processus de travail et, le cas échéant, proposer ou décider des améliorations
Centraliser et diffuser les informations pertinentes et fiables permettant de suivre l'atteinte des objectifs des services et la qualité de leurs prestations
Planifier et organiser l'activité des services, fixer leurs priorités afin de garantir la cohérence du fonctionnement de l'administration
Assurer le relais et la communication, dans le cadre de ses compétences, avec les tierces instances, notamment l'autorité de tutelle.
Activité 3 : Chef du personnel
Dans le respect des lois et des règlements, il met en place une politique de gestion du personnel destinée à développer les compétences et la motivation du personnel, afin de garantir au mieux l'atteinte des objectifs et d'assurer au citoyen des services de qualité.
Il assure également ses prérogatives légales sur le plan disciplinaire.
Activités significatives :
Estimer, et ajuster si nécessaire, la qualité et la quantité des effectifs en regard des missions qu'ils doivent accomplir.
Traduire la politique du personnel en termes opérationnels auprès des chef de service, notamment par le biais du Comité de direction
Récolter et diffuser toute information utile quant à l'état du personnel (en quantité et en qualité)
Organiser une juste répartition du travail
Activer, lorsque cela est nécessaire, les dispositions disciplinaires
Activer et soutenir la politique relative au bien-être au travail, en tant que premier membre de la ligne hiérarchique
Mettre en oeuvre une politique d'engagement, de promotion et de mobilité du personnel dans la perspective de plans de carrière, d'anticipation des départs, ...
Activité 4 : Gestionnaire de l'Administration
Il rédige, en concertation avec les membres du Comité de direction, la note d'accords légalement prévue afin de mettre en place la meilleure collaboration possible entre le Conseil communal, le Collège, le Comité de direction et l'Administration.
Avec les membres du Comité de direction, il traduit en plans opérationnels les axes stratégiques issus de la note d'orientation, en concertation avec les Autorités.
Il organise le contrôle interne
Activités significatives :
Expliciter et s'assurer, par des délégations adéquates et au travers de la note d'accord et de plans pluriannuels, de la poursuite et du maintien des objectifs des instances politiques ;
Arbitrer les demandes des services en termes d'allocation de moyens (collaborateurs, finances, infrastructure et environnement de travail) ou d'octroi de délais supplémentaires.
Veiller à l'évaluation des projets et des actions inscrits dans la note d'orientation ainsi que celles portées par l'administration.
Veiller à l'évaluation et à l'amélioration de l'effectivité des procédures de fonctionnement
S'assurer de la disponibilité et de l'affectation adéquate des moyens
Optimiser la communication horizontale et verticale
Activité 5 : Président du Comité de direction
Il organise et préside les réunions du Comité de direction et y participe activement afin de contribuer, en suscitant un esprit de coopération et en développant un esprit de communication transparente, à l'atteinte des objectifs de l'Administration au travers d'une organisation efficace et efficiente des services communaux
Activités significatives :
Fixer l'ordre du jour dans le cadre d'une vision globale de l'administration et susciter les questions qui méritent d'être traitées pour améliorer l'organisation interne,
Présider les réunions et faire converger les opinions des différents interlocuteurs,
Coordonner et faire exécuter les décisions des assemblées ainsi que la stratégie politique mise en place pour la législature,
Coordonner les activités, suggestions, recommandations et avis du Comité de direction auprès de l'Administration et des assemblées,
Susciter la transversalité au sein du Comité, dont les effets se feront ressentir dans la coordination des services communaux.
Profil
Voir le « Règlement fixant les conditions d'accès à l'emploi de Secrétaire Communal par voie de promotion ou de recrutement » annexé.
COMPETENCES TECHNIQUES
Règlementations / Législations
Nouvelle Loi Communale
Droit administratif
Charte sociale
Règlementation des marchés publics
Loi sur le bien-être au travail/Code et Règlement général pour la protection du travail
Règlement général de protection des données
Règlements communaux
Méthodologies / Procédures internes
Être capable de travailler dans le respect du cadre légal et de la déontologie en lien avec la fonction
Procédures internes de travail
Méthodologie du contrôle interne
Aptitudes techniques
Gestion budgétaire communale
Techniques de gestion d'équipe
Gestion de projets
Outils de planification et de suivi
Gestion des conflits
Animation et conduite de réunion
Techniques de communication
Comprendre et transmettre un message complexe, technique et spécifique
Donner une présentation
Prendre la parole en public
Contexte interne et externe
Fonctionnement d'une administration communale
Connaissance des services communaux et de leurs missions
Connaissance du contexte institutionnel
Autre
Maîtrise des outils bureautiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) et des Logiciels spécifiques (BOS, e-budget, Phénix)
COMPETENCES COMPORTEMENTALES GENERIQUES
AGIR AVEC INTÉGRITÉ ET PROFESSIONNALISME
J'ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J'agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l'intérêt général sur les intérêts particuliers.
J'agis en parfaite neutralité sur la plan politique et philosophique
Dans des situations très délicates ou sous pression, j'agis avec intégrité
Je définis et communique les valeurs et l'éthique de l'organisation, et donne constamment l'exemple à cet égard
Je conseille et encourage les collaborateurs à traiter autrui de façon équitable et uniforme
ÊTRE ORIENTÉ RÉSULTATS
Je mets de l'énergie et me montre déterminé à réaliser mes objectifs avec le souci constant de la qualité.
J'optimise le fonctionnement de l'organisation en favorisant l'innovation, l'expérimentation, l'implémentation de nouveaux processus
J'encourage la remise en question constructive et la prise d'initiatives
Je parviens systématiquement à de bons voire de très bons résultats
COOPÉRER
Je travaille avec d'autres à la réalisation d'objectifs. Je partage les ressources et agis en me montrant soutenant et solidaire.
J'amène des personnes de profil/culture/valeurs différentes à travailler ensemble
J'encourage les autres à partager leur expérience, leurs connaissances et les meilleures pratiques au sein de l'équipe
Je partage mon expertise
COMPETENCES COMPORTEMENTALES SPECIFIQUES
ORGANISER LE TRAVAIL DES COLLABORATEURS
Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation des objectifs et activités de mon unité organisationnelle. J'organise et optimise les ressources disponibles.
J'optimise les procédures et les méthodes de travail existants
Je mets en place des systèmes permettant de surveiller et évaluer efficacement les progrès accomplis
J'élabore des plans stratégiques à court, moyen ou long terme
DIRIGER UNE EQUIPE
Afin d'atteindre les objectifs fixés, je pilote et motive mes collaborateurs et oeuvre à la coopération entre eux. Je prends les décisions utiles au bon fonctionnement de l'équipe.
Je développe et entretiens des liens et partenariats efficaces entre les équipes / services
Je mets en oeuvre des actions pour dépasser les oppositions entre les membres de l'équipe
J'évalue et développe l'autonomie des équipes
Je coordonne et harmonise les objectifs et les priorités de l'équipe avec les objectifs stratégiques de l'organisation
Je parviens à fidéliser les collaborateurs compétents à l'administration
ACCOMPAGNER / COACHER
Je soutiens des actions et guide des personnes, de façon individuelle ou en équipe, afin de leur permettre de se développer.
Je donne à mes collaborateurs les moyens qui leur permettent de relever des défis / se dépasser
Je stimule l'autoapprentissage et l'autonomie du collaborateur
Je stimule l'échange d'information, la communication et la collaboration au sein de l'équipe
Je suscite l'expression des besoins de développement des collaborateurs et leur donne les moyens de se développer
PILOTER LE CHANGEMENT
Je fais en sorte d'accroître l'efficacité des processus et des équipes en agissant sur les différents éléments de l'organisation - en utilisant les méthodes et outils adéquats, en accompagnant les acteurs du changement.
J'institutionnalise les changements majeurs
Face à une opposition forte, je défends le processus de changement en argumentant de façon claire et objective
Je poursuis la mise en oeuvre des actions décidées malgré les tentatives de déstabilisation
Je garantis que le changement serve les orientations stratégiques de l'organisation
Je fédère/rallie l'ensemble des personnes autour du changement
DECIDER
J'arrête un choix après avoir analysé la situation et détermine les objectifs et le plan d'actions.
Je décide rapidement en situation de crise
Je prends des décisions stratégiques de manière autonome, Possibilité de suivre des formations
L'accès à l'emploi de secrétaire communal est conditionné par le respect des dispositions des lois coordonnées sur l'emploi des langues en matière administrative ainsi que du règlement communal de promotion et recrutement, notamment :
Réussite, préalable à l'épreuve orale, de l'examen informatisé et l'épreuve orale sur la connaissance suffisante de l'autre langue officielle
Respect, lors de l'admission au stage ou la promotion à l'essai, des règles de parité entre les deux groupes linguistiques pour les emplois égaux ou supérieurs à celui de chef de division
La commune de Forest mène une politique de diversité, non-discrimination et d'égalité des droits. Nous garantissons l'égalité de traitement et d'accès aux sélections pour tous les candidats. Les compétences sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.
En ce sens, les titres de compétences professionnelles et certificats de reconnaissance des compétences, requis pour le niveau et la fonction à pourvoir, acquises hors diplômes, délivrés par le SELOR ou tout autre organisme compétent, sont assimilés au diplôme ou au certificat pour les niveaux D, C et B.
Par ailleurs, si vous avez besoin d'un aménagement, quel que soit votre handicap, et ce pour la phase de sélection à cette fonction ou après celle-ci, n'hésitez pas à nous en informer.

Parfaite maîtrise du français ou du néerlandais et connaissance de l'autre langue
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Constitution d'une réserve