Vacature Deskundige secretariaat in Lennik

Werk je graag projectmatig en heb je een passie voor administratie en organisatie? Wil je bijdragen aan een efficiënt werkende gemeente? Lokaal Bestuur Lennik zoekt een deskundige secretariaat (B1-B3) om ons team te versterken!
Wie zijn wij?
Welkom in Lennik, een charmante en groene gemeente net buiten de rand van Brussel met ongeveer 9500 inwoners. Ons lokaal bestuur bestaat uit een team van ongeveer 100 collega’s, tewerkgesteld binnen verschillende afdelingen. Wat ons typeert? De warme en verbonden werkomgeving!
Bij ons ben je immers meer dan een collega; je maakt deel uit van de #wijlennik familie waar hard werken en plezier maken hand in hand gaat. We zijn ambitieus, maar hebben aandacht voor een gezonde werk-privé balans. Onze afdelingen werken nauw samen, wat veel kansen biedt voor groei en ontwikkeling. Onze waarden zijn klantvriendelijkheid, respect, collegialiteit, heldere communicatie en teamspirit.

Deskundige secretariaat

Functieomschrijving

Jouw verantwoordelijkheden

Het uitvoeren van allerhande administratieve taken, zoals agendabeheer, postregistratie, voorbereiden en afhandelen van vergaderingen en raden, dossierbehandeling, en schriftelijke en mondelinge communicatie met externen.
Administratieve ondersteuning van verschillende afdelingen, het bestuur en de algemeen directeur.
Coördinatie van diverse organisatie brede projecten (zoals e-post, digitale handtekening, notuleringspakket, …) en het geven van infosessies aan het personeel.
Ondersteunen van de werking van de dienst secretariaat om de continuïteit en juistheid van de verwerking van alle opdrachten te verzekeren. Organiseren van werkoverleg en begeleiding van het team bij uitvoerende taken.
In samenwerking met je collega’s tijdig en correct opstellen en/of controleren van dossiers om het college, het vast bureau en/of de gemeenteraad en OCMW-raad te voorzien van de wettelijk of gemeentelijk vereiste informatie voor het nemen van bepaalde beslissingen.
Ontwikkelen en organiseren van het centraal archief.
Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van gemeenteraadsverkiezingen.
Voortdurend op de hoogte blijven van ontwikkelingen rondom wetgeving en regelgeving met betrekking tot de dienst, en deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst om procedures, werking en kennis actueel te houden.

Wat verwachten we van je?

Je hebt ofwel een bachelor diploma ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Wie niet beschikt over een diploma dat automatisch toegang geeft tot de functie, kan deelnemen aan de procedure na het slagen op een capacitaire proef of niveautest.
Je bent positief ingesteld.
Je werkt graag samen en zorgt met je collega’s voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.
Je communiceert op een vlotte manier, open en transparant, en kan anderen positief beïnvloeden.
Je herkent belangen, noden en opportuniteiten en je neemt hierin proactieve en doelgerichte acties.
Je ondersteunt organisatiebrede processen, ontwikkelt nieuwe structuren en zet deze mee op.
Je bent je bewust van gevolgen en invloeden die jouw beslissingen hebben op de organisatie. Je toont de wil en inzet om vooropgestelde doelstellingen te halen en resultaten te boeken.
Je bent mensgericht, denkt actief mee en komt uit eigen beweging met ideeën of voorstellen

Bekijk op Toon website de functiebeschrijving voor een uitgebreid zicht op de verantwoordelijkheden en taken van de deskundige secretariaat. Je vindt er ook het competentieprofiel in terug.

Profiel

Je bezit een bachelor diploma ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Heb je geen bachelor diploma dan kan je, na het slagen in de capacitaire proef, ook deelnemen aan de selectieproeven.
Je kent de complexiteit van de werking van een lokaal bestuur en kan functioneren binnen de strikte procedures en regelgeving.
Je bent een administratief talent en weet – mits opleiding – meestal vlot je weg te vinden binnen technische programma’s.
Je bent zeer communicatief en je weet collega’s te motiveren. Enige leidinggevende ervaring kan jou hierbij zeker van pas komen.
Je werkt graag samen en heb aandacht voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Het spreekt voor zich dat je oog hebt voor details, deadlines en afwerking.
Je herkent belangen, noden en opportuniteiten en je neemt hierin proactieve en doelgerichte acties. Je bent hierbij oplossingsgericht en positief ingesteld.
Je bent mensgericht, denkt actief mee en komt uit eigen beweging met ideeën of voorstellen.

Aanbod

Maaltijdcheques
Individuele hospitalisatieverzekering
Leasefiets
Tussenkomst openbaar vervoer
Fietsvergoeding
Extra-legale vakantiedagen
Thuiswerk

Een voltijdse job van onbepaalde duur in contractueel verband. Ben je eerder op zoek naar een 80% tewerkstelling? Dit is bespreekbaar.
Een boeiende en afwisselende functie in een dynamische omgeving.
Een marktconform salaris volgens schaal B1-B3 (minimum bruto maandwedde: (€ 2999,68). Relevante ervaring wordt meegenomen. Wil je weten wat dit voor jou concreet betekent? Aarzel dan niet om een loonsimulatie op te vragen bij de personeelsdienst.
Het salaris wordt aangevuld met een pakket van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, verzekering 2de pensioenpijler en mogelijkheid tot fietsleasing.
Je kan rekenen op diverse opleidingsmogelijkheden
Telewerk is mogelijk tot een maximum van 40% van je werktijd, steeds in functie van de dienstplanning.

Ontdek hier het uitgebreid overzicht van onze troeven: Troeven werken voor lokaal bestuur Lennik – Gemeente Lennik

Wil jij graag deel uitmaken van ons dynamisch team?

Solliciteer dan zeker voor 8 september 2024 – 23.59 uur en bezorg ons jouw:

Motivatiebrief
CV
Kopie van jouw diploma
Recent uittreksel uit het strafregister (< 3 maanden)

Heb je nog vragen voor ons?
Aarzel niet om ons te contacteren op het nummer Toon nummer of via e-mail aan Toon emailadres

Functietype:

Management assistant / secretariaat

Sector:

Overheid en Social Profit

Standplaats

Lennik

Vereisten

Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type) Nederlands

Meer jobs

Alle vacatures via Job Point Alle Management assistant / secretariaat vacatures

Sluit

van

Begeleider Crisishulp aan Huis (CaH)

Omgevingsambtenaar / diensthoofd ruimtelijke ordening en miIieu (m/v/x)

Deskundige secretariaat

Begeleider voor opvoedingsondersteuning aan gezinnen

Projectleider gebouwen

Directiesecretaris

Projectverantwoordelijke bouw en technische installaties

Junior Accountant - Leuven

Administrative Assistant

Accountant - Leuven

Junior Executive Assistant

HR Administration & Compliance assistant

Management Assistant (3/5de of 4/5de)

Office Assistant

Assistant

Jobs op maat via mail

Office Manager

Office Coordinator

Office Manager

Management Assistant

AIR FREIGHT Customer Service Specialist

customer service officer - vast contract

CUSTOMER SERVICE SPECIALIST

Administratief bediende

Customer Service Officer

sales and purchase assistant

Assistent Manager Order Processing

Administratief Medewerker Binnendienst

Customer Service Specialist

administratief medewerker - vast contract

administratief medewerker - vast contract

Deskundige secretariaat

Deskundige secretariaat

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod

Jobs op maat via mail

De job werd bewaard

Deskundige secretariaat

Deskundige secretariaat

Functieomschrijving

Profiel

Aanbod