De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De vakgroep Architectuur en Stedenbouw van de Universiteit Gent is op zoek naar een secretariaatsmedewerker die mee instaat voor het financieel beheer en de administratieve opvolging van projecten en dienstverlening in de vakgroep. Dit omvat volgende taken:
- Je staat als front officer in voor administratieve en financiële opvolging van onderzoeksprojecten en de dienstverleningscontracten
- Je verzekert de permanentie op het secretariaat mee en je staat mee in voor het onthaal op de vakgroep: beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails, ontvangen van bezoekers, verschaffen van standaardinformatie en inlichtingen, instaan voor briefwisseling en informatiedoorstroming naar de vakgroepleden
- Je bent een helpende hand bij de organisatie van activiteiten
- Je staat in voor de boekhoudkundige administratie en ondersteuning bij het financieel beheer van kassen en projecten, o.a.:
- opvragen en opvolgen van offertes, opmaken en verwerken van bestelbonnen, facturen en verkoopfacturen in het boekhoudkundige softwaresysteem (SAP),
- fungeren als tussenpersoon bij contacten met de financiële dienst van UGent.
Kennis en ervaring
Je hebt ervaring met financiële administratie, bij voorkeur van (onderzoeks)projecten en serviceverlening
Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels
Je hebt bij voorkeur een goede kennis van SAP; je hebt minstens ervaring in een gelijkaardig pakket voor financiële administratie
Je kan werken met de courante MS Office pakketten
Je hebt voeling met /interesse in het brede veld van de architectuur en stedenbouw Vaardigheden en attitudes
- Je hebt goede organisatorische vaardigheden
- Je werkt efficiënt, bent stressbestendig en kan vlot wisselen tussen taken
- Je kan zelfstandig werken maar bent ook team- en samenwerkingsgericht
- Je werkt nauwkeurig
- Je bent discreet en communiceert correct
- Je bent klantgericht en hebt aandacht voor de multiculturele samenstelling van de vakgroep
- Je bent gericht op bijleren
- Je bent hands-on, beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen
- Je bent leergierig: je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei & ontwikkeling
- Je hebt zin voor initiatief: je zoekt proactief naar verbeteringsmogelijkheden en je bent creatief in het realiseren ervan
- Je bent flexibel ingesteld, kan je soepel aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en aan een evoluerende taakinhoud