Admin officer - Medische sector - Gent - M/V/X

We zijn een bloeiende KMO die bezig is met het bieden van oplossingen en ondersteuning voor mensen met fysieke beperkingen of mobiliteitsproblemen. Dit kan variëren van het aanbieden van hulpmiddelen tot het ontwikkelen van op maat gemaakte producten die gericht zijn op het verbeteren van comfort, bewegingsvrijheid en levenskwaliteit. Het bedrijf kan diensten verlenen zoals het aanpassen, aanmeten en leveren van verschillende hulpmiddelen en materialen die helpen bij het ondersteunen van het lichaam of het herstellen van functionaliteit.

• Teamleiding en coaching: Je stuurt een team van backoffice medewerkers aan, motiveert hen en zorgt voor de dagelijkse operationele aansturing. Je faciliteert hun ontwikkeling en zorgt voor een positieve werksfeer waarin iedereen optimaal kan presteren.


• Operationele ondersteuning: Naast je leidinggevende taken werk je mee aan de operationele processen, zodat je altijd up-to-date blijft over de uitvoering en eventuele knelpunten snel kunt signaleren en aanpakken.


• Procesoptimalisatie: Je analyseert de huidige werkprocessen binnen de backoffice en identificeert mogelijkheden voor verbetering. Je implementeert nieuwe werkwijzen en tools om de efficiëntie, kwaliteit en snelheid van de dienstverlening te verhogen.


• Overzicht en prioriteiten bewaken: Je bewaakt het totaaloverzicht over de lopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat alle deadlines worden gehaald. Je stelt prioriteiten, verdeelt de werkzaamheden binnen het team en grijpt in waar nodig.


• Interdepartementale communicatie: Je onderhoudt nauwe contacten met andere afdelingen (zoals sales, finance, IT en logistiek) om te zorgen voor een goede afstemming en een soepele samenwerking. Je zorgt ervoor dat de informatie-uitwisseling efficiënt verloopt en eventuele problemen tijdig worden opgelost.


• Rapportage en monitoring: Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van rapportages over de prestaties van de backoffice, zoals productiviteit, doorlooptijden en klanttevredenheid. Deze gegevens gebruik je om verbeterinitiatieven op te starten.


• Kwaliteitsbewaking: Je ziet toe op de naleving van interne procedures en zorgt dat het werk altijd voldoet aan de geldende kwaliteitsnormen.

• Je hebt minimaal een bachelor diploma, bij voorkeur in een relevante richting (bijvoorbeeld bedrijfskunde, logistiek, of administratief management).


• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende functie binnen een backoffice of vergelijkbare omgeving.


• Je bent sterk in het bewaren van overzicht en het stellen van prioriteiten, zelfs onder druk.


• Je hebt ervaring met procesoptimalisatie en weet hoe je efficiëntieverbeteringen kunt doorvoeren.


• Je bent communicatief sterk en weet hoe je verschillende afdelingen kunt verbinden en samenwerking kunt stimuleren.


• Je bent hands-on en vindt het geen probleem om zelf mee te werken aan operationele taken.


• Je hebt een proactieve en oplossingsgerichte mindset.