Ondersteuner Studentenadministratie

Waar kom jij terecht?
De Directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt deel uit van de centrale diensten van Hogeschool PXL. Ze is vanuit een innovatief studentgecentreerd en ICT-gericht onderwijsbeleid verantwoordelijk voor de ontwikkeling van praktijkgeïntegreerde opleidingsprogramma’s, de realisatie van een ruim en flexibel onderwijsaanbod en de vorming van onmiddellijk inzetbare excellente professionals. Zij maakt gebruik van haar onderwijskundige expertise om de opleidingen te adviseren, te begeleiden en te ondersteunen met betrekking tot onderwijsontwikkeling & -innovatie, onderwijsorganisatie, onderwijskwaliteitszorg, internationalisering, studentenadministratie, studentenbegeleiding en studentenvoorzieningen.

De Dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor het beheer van de administratieve dossiers van de studenten van Hogeschool PXL van de inschrijving tot aan de diplomering. De dienst is verantwoordelijk voor de (her)inschrijving van nieuwe en zittende studenten, de studietrajecten, het voorbereiden van de deliberaties, de publicatie van de resultaten, het maken van de diploma’s enzovoort.

Als ondersteuner bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je de dossierbeheerders administratief bij in hun dagelijkse taken. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.

Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken :

• Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten.
• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving.
• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden.
• Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex.
• Opvolging en verwerking van individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, ….
• Puntenadministratie.
• Voorbereiding deliberaties.
• Je ondersteunt de dienst studiegelden bij hun taken.
• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving.
• Aanvragen tot studievoortgangscontrole.
• Opvolging van de administratie van VDAB-studenten (indienen aanwezigheidsattesten, indienen onkosten, opvolgen verplaatsingsvergoedingen, etc.).
• Medewerking bij infodagen.

Je hebt eventueel de mogelijkheid om op termijn je de taken van een dossierbeheerder eigen te maken en hierin door te groeien.

Wat zijn extra troeven?

• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om regelgeving toe te passen in je taakuitvoering.
• Je hebt het potentieel en de ambitie om op termijn meer verantwoordelijkheid op jou te nemen.
• Je hebt geen probleem met occasioneel weekendwerk en kan goed onder stress/druk functioneren.
• Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek.
• Je werkt nauwgezet en efficiënt.
• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht.
• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan.
• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep.
• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie.
• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayer.

Wat zijn jouw talenten?
Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing en ga je zelf actief op zoek naar nieuwe inzichten, werkwijzen en oplossingen? Schrik je er niet voor terug om een uitdaging aan te gaan en in een multidisciplinair en internationaal team aan het roer te gaan staan?
Draag jij duurzaamheid hoog in het vaandel?

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.? 

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU? 

• Je beschikt over een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld), in een administratieve richting.
• Een eerste ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie is een plus, maar geen must.
• Je hebt een goede kennis van het softwarepakket Bamaflex.
• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …).
• Je hebt een basistalenkennis van het Engels en het Frans.
• Je voldoet aan de taalvereisten .

HOE SOLLICITEER JE?
Ten laatste op 09/04/2025 bezorg je ons via onze elektronische sollicitatietool SES (Afficher le site webhttps://ses.pxl.be) jouw cv, diploma’s en motivatiebrief. Je kan rekenen op een discrete behandeling van jouw sollicitatie.  

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.
• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd zijn voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek in de week van 22 april 2025. Een technische of assessmentproef kan deel uitmaken van de selectie.
• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.
• Via deze vacature leggen we ook een Talentenpool aan.