Soutien à la coordination, appuis aux activités du Monde selon les femmes asbl, secrétariat et logistique.
Offre d’emploi poste administratif 36h semaine
Description de la fonction
Gère et traite l'information en appui aux différentes activités de l'ONG ;
- Accueil, permanence téléphonique (réponses et traitement des appels) et gestion des mails
généraux ;
- Appuie la coordination dans les correspondances avec les bailleurs, les liens administratifs avec
les partenaires et les pouvoirs subsidiants ;
- Réalise le suivi des procédures administratives (participe à la rédaction de bons de commande,
des conventions, à la rédaction des guides...) ;
- Suit et s'informe des activités du Monde selon les femmes à partir des différents espaces
existants (réunions d'équipe, courrier, publications, intranet, internet, etc)
- Informe les membres de l'équipe des changements administratifs qui convergent vers l'intérêt
de leur mission ;
- Participe aux réunions d'équipe afin, entre autres, de partager l'évaluation de ses activités et
de tenir compte de celles de ses collègues.
- Gère la logistique générale des bureaux.
Activités détaillées :
- Traitements des appels téléphoniques
- Rédaction de dossiers et pv des réunions, relectures/corrections textes/courriers/dossiers
- Rangement et classements, tenir à jour la base de données et les publications.
- Contact avec les fournisseurs externes (photocopieuse, imprimantes, informatique,
bureautique, téléphonie, et autres métiers, etc.), recherche des devis, commandes de matériel, courses...
- Remplissage de formulaire en ligne à la demande (mise à jour des bases de données où nous
sommes). Dépôt légal publications, contacts reprobel, mensura, ...
- Actualisation des infos administratives
- Appuis à l'organisation de l'AG, suivis AG (paiements des cotisations etc), Moniteur
- Gestion des ventes de publications (y compris expédition et suivi des commandes et incidents) et des inscriptions à des activités (demandes de tarifs réduits, annulations, reports, remboursements, listes d'inscriptions, modalités, édition d'attestations de présence, de paiement, d'inscription) et des téléchargements des outils digitaux (appui au public)
- Helpdesk informatique première ligne pour les collègues et dépannages : installations diverses : Suite Office 365, logiciels, imprimantes, installation du matériel informatique en cas d'événement extérieur, assurances, contacts avec services après-vente ou informaticien si nécessaire
Le Monde selon les femmes asbl, Gestion des outils informatiques administration des serveurs, backups, récupération de
données, gestion des accès, profils et identifiants, des boites mails, des suites logicielles (Adobe, Office, Zoom, etc.). Recherches des devis, élaboration des Tdr pour des achats de matériel informatique ou autre. Achats
- Encodage, actualisation et sécurisation des bases de données (CRM, Listes de diffusion, etc.),
application des exigences RGPD
- Vérification et traitement des paiements et justificatifs, contacts avec le prestataire comptable
externe, classements et encodages des pièces comptables
- Aménagement des postes de travail et attention aux aspects ergonomiques et besoins
spécifiques
- Extraction de données à des fins de rapportage (évaluation des activités et publications,
fréquentation du site)
- Appui au site web : contacts avec la développeuse, résolution des incidents, administration du
contenu, élaboration de nouvelles solutions en fonction des demandes
- Achat de fournitures
- Accueil, permanence téléphonique (réponses et traitement des appels) et gestion des mails
généraux ;
- Appuie la coordination dans les correspondances avec les bailleurs, les liens administratifs avec
les partenaires et les pouvoirs subsidiants ;
- Réalise le suivi des procédures administratives (participe à la rédaction de bons de commande,
des conventions, à la rédaction des guides...) ;
- Suit et s'informe des activités du Monde selon les femmes à partir des différents espaces
existants (réunions d'équipe, courrier, publications, intranet, internet, etc)
- Informe les membres de l'équipe des changements administratifs qui convergent vers l'intérêt
de leur mission ;
- Participe aux réunions d'équipe afin, entre autres, de partager l'évaluation de ses activités et
de tenir compte de celles de ses collègues.
- Gère la logistique générale des bureaux.
Activités détaillées :
- Traitements des appels téléphoniques
- Rédaction de dossiers et pv des réunions, relectures/corrections textes/courriers/dossiers
- Rangement et classements, tenir à jour la base de données et les publications.
- Contact avec les fournisseurs externes (photocopieuse, imprimantes, informatique,
bureautique, téléphonie, et autres métiers, etc.), recherche des devis, commandes de matériel, courses...
- Remplissage de formulaire en ligne à la demande (mise à jour des bases de données où nous
sommes). Dépôt légal publications, contacts reprobel, mensura, ...
- Actualisation des infos administratives
- Appuis à l'organisation de l'AG, suivis AG (paiements des cotisations etc), Moniteur
- Gestion des ventes de publications (y compris expédition et suivi des commandes et incidents) et des inscriptions à des activités (demandes de tarifs réduits, annulations, reports, remboursements, listes d'inscriptions, modalités, édition d'attestations de présence, de paiement, d'inscription) et des téléchargements des outils digitaux (appui au public)
- Helpdesk informatique première ligne pour les collègues et dépannages : installations diverses : Suite Office 365, logiciels, imprimantes, installation du matériel informatique en cas d'événement extérieur, assurances, contacts avec services après-vente ou informaticien si nécessaire
Le Monde selon les femmes asbl, Gestion des outils informatiques administration des serveurs, backups, récupération de
données, gestion des accès, profils et identifiants, des boites mails, des suites logicielles (Adobe, Office, Zoom, etc.). Recherches des devis, élaboration des Tdr pour des achats de matériel informatique ou autre. Achats
- Encodage, actualisation et sécurisation des bases de données (CRM, Listes de diffusion, etc.),
application des exigences RGPD
- Vérification et traitement des paiements et justificatifs, contacts avec le prestataire comptable
externe, classements et encodages des pièces comptables
- Aménagement des postes de travail et attention aux aspects ergonomiques et besoins
spécifiques
- Extraction de données à des fins de rapportage (évaluation des activités et publications,
fréquentation du site)
- Appui au site web : contacts avec la développeuse, résolution des incidents, administration du
contenu, élaboration de nouvelles solutions en fonction des demandes
- Achat de fournitures
Profil
Professionnelles et techniques: Formation et/ou expérience administrative, assortie d'une
bonne connaissance des outils informatiques (traitements de textes, feuilles de calcul et base de données, réseaux sociaux, traitements d'images, etc.), écriture compréhensible et rigoureuse, orthographe impeccable, faculté d'adaptation à une gestion basée sur les objectifs et résultats.
- Interpersonnelles : facilité d'adaptation à une équipe multidisciplinaire, autonomie, capacité
à travailler en équipe ; capacité à être diplomate ; savoir planifier et respecter les « deadlines », savoir s'adapter à une gestion de temps basée sur les objectifs.
- De communication : aptitudes de communication. La connaissance d'autres langues est un
atout.
- Personnelles : sens de l'initiative et des responsabilités; souci des résultats et de
l'amélioration permanente; souci de la qualité et de l'efficacité; adaptabilité; maîtrise de soi et de son développement ; capacité à être en harmonie avec l'organisation.
- Valeurs : En accord avec la mission/vision du Monde selon les femmes, intégrité et
conscience morale; respect de la diversité., 2. Les candidat-e-s retenu-e-s seront invité-e-s pour un entretien oral ainsi qu'une épreuve de
bonne connaissance des outils informatiques (traitements de textes, feuilles de calcul et base de données, réseaux sociaux, traitements d'images, etc.), écriture compréhensible et rigoureuse, orthographe impeccable, faculté d'adaptation à une gestion basée sur les objectifs et résultats.
- Interpersonnelles : facilité d'adaptation à une équipe multidisciplinaire, autonomie, capacité
à travailler en équipe ; capacité à être diplomate ; savoir planifier et respecter les « deadlines », savoir s'adapter à une gestion de temps basée sur les objectifs.
- De communication : aptitudes de communication. La connaissance d'autres langues est un
atout.
- Personnelles : sens de l'initiative et des responsabilités; souci des résultats et de
l'amélioration permanente; souci de la qualité et de l'efficacité; adaptabilité; maîtrise de soi et de son développement ; capacité à être en harmonie avec l'organisation.
- Valeurs : En accord avec la mission/vision du Monde selon les femmes, intégrité et
conscience morale; respect de la diversité., 2. Les candidat-e-s retenu-e-s seront invité-e-s pour un entretien oral ainsi qu'une épreuve de
Offre
Contrat de 36 heures par semaine
Basé : 18, rue de la Sablonnière à 1000 Bruxelles.
Date d'entrée en fonction : 26 août 2024
Le barème proposé est soumis aux règles en vigueur dans le cadre de la CP329.2. Octroi d'un
chèque repas par jour presté, d'une valeur faciale de 7 €. Remboursement des frais de transports
selon la CCT de la CP 329 ou complets si transports publics, indemnité de 0.20 € par Km en vélo.
La personne engagée adhère à la vision et valeurs du Monde selon les femmes asbl, et structure sa pratique à partir des principes et engagements définis notamment dans « le Cadre Stratégique ».
Procédure d'engagement, mise en situation le 10 ou 11 juillet.
3. La personne sélectionnée pour le poste sera contactée la semaine du 15 juillet, les non
sélectionnées auront une réponse le plus rapidement possible.
Le Monde selon les femmes asbl
Basé : 18, rue de la Sablonnière à 1000 Bruxelles.
Date d'entrée en fonction : 26 août 2024
Le barème proposé est soumis aux règles en vigueur dans le cadre de la CP329.2. Octroi d'un
chèque repas par jour presté, d'une valeur faciale de 7 €. Remboursement des frais de transports
selon la CCT de la CP 329 ou complets si transports publics, indemnité de 0.20 € par Km en vélo.
La personne engagée adhère à la vision et valeurs du Monde selon les femmes asbl, et structure sa pratique à partir des principes et engagements définis notamment dans « le Cadre Stratégique ».
Procédure d'engagement, mise en situation le 10 ou 11 juillet.
3. La personne sélectionnée pour le poste sera contactée la semaine du 15 juillet, les non
sélectionnées auront une réponse le plus rapidement possible.
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