Management Assistant

Description de la fonction

La Banque nationale de Belgique (BNB) recherche un(e) Office Management Assistant enthousiaste et motivé(e) pour le secrétariat de son département Gestion des installations.
Le département Gestion des installations se compose de deux services:
le service Services généraux dont les activités consistent à assurer le catering quotidien, à organiser le nettoyage des locaux de la Banque, à gérer les flux de marchandises au sein de la Banque, à fournir des services logistiques de nature générale (e. a. mail room et magasins) et à fournir le support administratif au département.
le service Equipement et techniques qui est responsable de la gestion et de la maintenance des bâtiments de la Banque et de leurs installations techniques. Il est au cœur de la stratégie immobilière de Ia Banque qui inclut notamment la construction du Cash Center à Zellik et Ia rénovation du siège central.
Fonction
vous êtes responsable des activités de secrétariat pour le département:
vous organisez la répartition des tâches et activités des collaborateurs du secrétariat du département (4 personnes)
vous coordonnez la gestion des aspects, logistiques, administratifs et pratiques liés à l'organisation des réunions et évènements
vous participez à l'amélioration et à la mise à jour des procédures opérationnelles pour assurer un fonctionnement continu et efficace de l'équipe.
vous êtes responsable de la classification et de l'archivage numériques des documents du secrétariat du département afin de garantir la disponibilité de l'information..
vous assurez la traduction de différents textes liés aux activités du département
vous assurez une assistance personnalisée au chef de département :
vous gérez proactivement l'agenda et coordonnez les activités du chef de département afin d'en assurer une planification efficace
vous assurez, sur le plan pratique et organisationnel, le suivi des mails, la préparation et le suivi des réunions et dossiers

Profil

vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier Assistant de direction ou similaire ou vous avez au moins 5 ans d'expérience pertinente pour la fonction
vous êtes capable de décider de manière autonome, prendre des initiatives et proposer des alternatives
vous êtes résistant(e) au stress et avez le sens des responsabilités
vous travaillez de manière précise et organisée
vous faites preuve de beaucoup de discrétion et d'intégrité
vous avez une excellente maîtrise des outils Office tel que de Word, Outlook, PowerPoint, OneNote, Forms et avez une connaissance approfondie de SharePoint
vous avez de solides compétences en communication et vous êtes assertif(ve)
vous avez une bonne connaissance du néerlandais (niveau B2) et de l'anglais (niveau B1).
Pourquoi choisir la BNB ?
Un salaire attractif et de nombreux avantages extra-légaux (assurance groupe, assurance hospitalisation, iPhone avec abonnement...) avec un bon équilibre vie professionnelle et vie privée et la possibilité de travailler à domicile
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Type de fonction :

Assistant de gestion / secrétariat

Lieu de travail

Bruxelles

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