Administration&Logistic Officer

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children's rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children's rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won't stop until we are all equal.

Gère les fournitures de bureau de façon à éviter des situations de ruptures qui pourrait retarder certaines activités des programmes et produit un rapport trimestriel de mouvements des stocks.
Tenir à jour la situation de stock et produire un rapport de stock pour les matériels sous sa gestion
Responsable de la gestion de toutes les immobilisations du bureau et la mise à jour du registre et carte d'inventaire.
Responsable de l'utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du bureau notamment : les photocopieurs, scanners, relieurs, imprimantes, téléphones etc.
Gère le parc moto/auto (Meilleure gestion du parc pour planifier et faciliter les déplacements des équipes dans l'exercice de leur fonction/ Meilleure prise en compte des frais de réparation et autres liés au fonctionnement des motos et générateur.
Assure la formation des chauffeurs sur les politiques de Plan International en matière de conduite et de gestion des véhicules.
S'assure que des documents du bord des véhicules sont bien tenus avec des informations complètes et cohérentes
S'assure que les contrôles réguliers (quotidien, hebdomadaire, ..) des véhicules sont fait, documenter et classer
Tient à jour un plan de maintenance préventive des véhicules et prend des dispositions à effectuer les maintenances selon les prescriptions du manuel, du constructeur et du contexte local du terrain
Tient à jour un dossier véhicule pour chaque véhicule afin de garder les données historiques
S'assurer que les chauffeurs ont les formations/recyclage nécessaire (sécurité incendie, premier secours...) et aussi le contrôle annuel de vision.
Responsable du contrôle de conformité des véhicules de location avant toute mise en route
Prépare les programmes hebdomadaires d'utilisation des véhicules en collaboration avec les chauffeurs.
Responsable de l'administration du courrier arrivée et départ, de la gestion des appels téléphoniques et des visiteurs.
Gestion du carburant (pour suivi de consommation en carburant des véhicules) et préparation des rapports mensuels de gestion du parc
Enregistrement des données dans le système de Tracpoint
Responsable de la saisie des MIRO dans SAP.
Responsable du classement et de l'archivage des correspondances, des dossiers des projets.
Réceptionner les factures mensuelles de la flotte, vérifier et certifier leur exactitude ;
Préparer et introduire à temps les demandes de paiement des factures de la flotte ;
Coordonner les voyages du personnel
Coordonner la logistique pour appuyer les visiteurs externes de PIN, y compris les réservations d'hôtels, l'accueil et le raccompagnement à l'aéroport s'il y a lieu, les confirmations de vol au retour ;
Préparer et soumettre les prises en charge de l'hébergement et de la restauration ;
Organiser les déplacements du personnel (plannings, ordres de missions...) ;
Organiser les rencontres, séminaires et ateliers (réservations de salles, pauses...) ;
Superviser les réparations et entretiens dans les locaux de Plan International (Bureaux et résidences), y compris la désinfection, la désinsectisation et la dératisation (à l'exclusion des tâches d'entretien et de réparation qui relèvent de la responsabilité normale des résidents) ;
S'assurer que les bureaux du PIIA/projets demeurent propres en permanence par le suivi quotidien de la bonne exécution du ménage ;
Initier et superviser les opérations de maintenance et de réparation des équipements et matériel dans les bureaux et dans les Résidences (si applicable).
Assurer le suivi de toutes les questions relatives à la gestion des locaux des bureaux et des résidences (si applicable);
Encadrer, former et coacher le personnel sous sa supervision (chauffeurs)
Acueillir les visiteurs, gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales
Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d'autres collègues.
S'assurer que toutes les réunions qui se tiennent au bureau sont correctement organisées (mise en place de la salle, organisation des pauses, petits achats, disponibilité du matériel et équipements etc....)
Gérer la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d'autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International Guinée ou à l'extérieur, selon le cas.
Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l'avancement des requêtes découlant de la correspondance et s'assurera qu'elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu.
Classer /Archiver (physique et électronique) les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité et tout autre document ;
Gérer la petite caisse conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International Guinée en vigueur ;
S'assurer que la petite caisse est placée dans un endroit sécurisé en l'occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières.
Recevoir à tout moment les contrôles périodiques / inopinés par les superviseurs et des contrôles par les Département QA de Plan International Guinée.
Réapprovisionner la caisse à temps afin d'éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau.

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.