Als Office Manager ben je de spil binnen ons bedrijf. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en ondersteunt verschillende afdelingen met administratieve taken. Jouw verantwoordelijkheden omvatten:
- Administratieve ondersteuning
- Onderhouden van een gestructureerd archief voor alle belangrijke bedrijfsdocumenten.
- Beheer van inkomende en uitgaande correspondentie (post, e-mail).
- Afspraken en vergaderingen inplannen voor directie en management.
- Boekhoudkundige ondersteuning
- Verzorgen van communicatie met de externe boekhouder.
- Beheer van inkomende en uitgaande facturen, opvolging van betalingen en administratieve ondersteuning bij de maandelijkse boekhoudafsluiting.
- Assisteren bij het opstellen van financiële rapporten voor het management.
- HR-administratie
- Beheer van personeelsdossiers, contracten, en verlofadministratie.
- Ondersteuning bij het wervingsproces, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken en beheren van correspondentie met kandidaten.
- Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over HR-gerelateerde zaken (contracten, loonadministratie, etc.).
- Sociaal secretariaat
- Verantwoordelijk voor de maandelijkse loonaangifte en communicatie met het sociaal secretariaat voor loonadministratie.
- Opvolgen van personeelsverzekeringen en pensioenregelingen.
- Wagenparkbeheer
- Verantwoordelijk voor het beheer van het wagenpark, zoals onderhoudsplanning, verzekering en administratie van bedrijfswagens.
- Facilitaire zaken
- Zorgen voor een efficiënte kantoororganisatie en voorraadbeheer (kantoorartikelen, IT-apparatuur).
- Coördinatie van onderhouds- en schoonmaakdiensten.
- Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen of bijeenkomsten.
- Aanspreekpunt voor collega's
- Fungeren als het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot kantoorbeheer en administratieve vragen.
- Actief bijdragen aan het verbeteren van interne processen en het verhogen van de efficiëntie binnen de organisatie.