Onze klant is gevestigd in Antwerpen.
De verantwoordelijkheden van deze functie als Office Assistant (m/v/x) zijn verdeeld over vier delen: onthaal, administratie, faciliteiten en gebouw.
- ONTHAAL:
- Persoonlijk en telefonisch onthaal van klanten en leveranciers;
- Registreren van elke bezoeker in de Bringme Desk.
- ADMINISTRATIE:
- Dagelijkse verzending van post- & koerier zendingen;
- Verdelen van binnenkomende post- & koerier zendingen;
- Maken van reisarrangementen voor alle medewerkers indien nodig (vluchten, trein, horel, etc...);
- Bieden van een algemene administratieve ondersteuning aan leden van de COMEX indien nodig;
- Ad-hoc administratieve/technische ondersteuning van andere diensten;
- Registratie gegevens t.b.v. OASIS-archief en opvolging van de ophaling door OASIS;
- Controle en validatie van de facturen van leveranciers.
- FACILITIES:
- Op orde houden van vergaderzalen, keuken en economaat, bijsturen van onze externe schoonmaakdienst;
- Waken over de verwijdering van afval door P&L;
- Bestellen en beheren van kantoormateriaal;
- Organiseren en bestellen van lunches voor werkvergaderingen op kantoor;
- Bestellen en beheer van koffie, thee, water, etc.;
- Verdeling van het fruit op kantoor.
- GEBOUW:
- Administratieve ondersteuning verlenen aan onze Branch Manager Antwerpen bij het beheer van het gebouw;
- Aanspreekpunt zijn voor de conciërge van de Theaterbuilding;
- Eerste aanspreekpunt zijn voor en met de leveranciers van alle kantoor-gerelateerde onderwerpen die het gebouw aanbelangen.
Robert Half BV en Robert Half Project Sourcing BV verwerken de gegevens van sollicitanten die nodig zijn om de sollicitatieprocedure uit te voeren. Meer informatie over gegevensbescherming, in het bijzonder over uw rechten, vindt u op Toon websitehttps://www.roberthalf.com/be/nl/privacy.
De vereiste kwalificaties voor deze functie van Office Assistant (m/v/x) zijn:
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Teamspeler maar ook in staat om zelfstandig te werken;
- Organisatorische vaardigheden;
- Ervaring met administratieve taken en facility management.