Office assistant
Functieomschrijving
Ben jij een sociale en administratieve duizendpoot? Solliciteer dan voor onze vacature office en atelier assistent in onze vestiging te Gent. Wat houdt de functie in? Je ondersteunt de verschillende teams in Gent en onthaalt klanten aan de balie. Je vult projectinformatie aan in ons ERP systeem: vergunningen, afbeeldingen, budgetten, … Je volgt ateliermeetings en het atelierplatform op en houdt het verslag up to date. Je staat in voor de medewerkersplanning in het software programma en het goedkeuren van de uren samen met collega's. Je geeft ondersteuning bij de facturatie en geeft belangrijke informatie door om de prognose aan te passen. Je zorgt voor praktische ondersteuning en schrijft je collega’s in voor events en opleidingen. Je onthaalt klanten aan de balie, neemt met een glimlach de telefoon op en schakelt door naar de juiste collega. Je waakt over netheid en orde op kantoor. Je bent het aanspreekpunt voor het reserveren van de vergaderzalen en voorziet hiervoor alle benodigdheden zoals koffie, lunch of dergelijke. Je beheert de voorraad van kantoormateriaal en plaatst bestellingen indien nodig. Inkomende post verdeel je intern, uitgaande post bezorg je aan het postkantoor. Je organiseert events zoals de maandelijkse drink op kantoor en je ondersteunt de collega's van communicatie bij de organisatie van klantenevents, architectuurcafé’s edm.
Profiel
Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma en ervaring in administratieve ondersteuning Je hebt affiniteit met cijfermatig werken. Het Office-pakket heeft geen geheimen voor jou. Je haalt voldoening uit plannen en ondersteunen. Je bent sociaal en klantgericht. Naast Nederlands kan je jezelf ook redden in het Frans en/of Engels Baliewerk schrikt je niet af. Je bent een echte initiatiefnemer en springt bij waar nodig.
Aanbod
Een fulltime contract van onbepaalde duur met een competitief verloningspakket inclusief extralegale voordelen (vast loon, 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding, …) Vlot bereikbare kantoor + mobiliteitsoplossingen zoals deelwagens en plooifietsen. Aandacht voor work-life balance Samenwerken met een multidisciplinair team dat werkt aan innovatieve projecten. De dynamiek van een klein atelier binnen de structuur van een groot architectuurbureau. Plezier, veel plezier tijdens onze teambuildings, architectuurcafés & architectuurreizen. Doorgroeimogelijkheden inclusief een jaarlijks opleidingsbudget.