Als Office Assistant Projects kom je terecht in de afdeling port infra die in staat voor de ontwikkeling, het beheer en het onderhoud van onze haveninfrastructuur (wegen, bruggen, fietspaden, kades, …). Vanuit jouw rol ondersteun je onze projectleiders bij diverse uitdagende infrastructuurprojecten. Je bent de spin in het web voor een vlekkeloze organisatie, administratie en communicatie binnen het projectteam. Een deel van jouw werkzaamheden zijn: Agendabeheer:
- Plannen & organiseren van meetings en projectvergaderingen, zowel met interne als externe partijen
- Opstellen en voorbereiden van agenda, opvragen van nodige documenten en/of informatie
Projectondersteuning:
- Opstellen en up-to-date houden van projectdocumenten, zoals actie- en besluitenlijst, projectenlijst, bestelbonnen, vorderingsstaten
- Status- en voortgangscontrole: opvolgen van acties en bijhorende deadlines aan de hand van actielijst en afspraken met projectmedewerkers, voorbereiding voortgangsrapportage
- Bijhouden en aanpassen van projectsjablonen
- Archiveren van alle nodige documenten (informatie- en kennisborging)
- Notuleren en verslaggeving van projectvergaderingen
Financiële administratie:
- Ondersteuning bij voorbereiding en opvolging van rapportering (verzamelen van gegevens)
- Opvolgen van vorderingsstaten in functie in facturatie van reeds uitgevoerde werken
- Overige administratieve ondersteuning