Medewerker onthaal en administratie – Regio Antwerpen

Ben je een geboren telefonist? Heb je ervaring in het telefonisch te woord staan en verder helpen van je klanten? En zorg je graag dat alles administratief klopt? Dan is deze job zeker iets voor jou.Doel van je functieAls medewerker onthaal en administratie verzorg je het fysiek en telefonisch onthaal voor het contactpunt waar je werkt. Je verwijst bezoekers en partners correct door. Je ondersteunt onze organisatie administratief op een kwaliteitsvolle wijze.Je verantwoordelijkhedenHoofdtaak: kwaliteitsvol onthaal van de klanten

• Je ontvangt de klant en verduidelijkt de specifieke reden van het contact of bezoek. Je zoekt de klant op in het online opvolgsysteem.
• Je maakt een afspraak met een consulent Nederlands leren of trajectbegeleider of verwijst door naar een contactpersoon (intern of extern).
• Waar mogelijk, beantwoord je al vragen van klanten, vooral van praktische en administratieve aard.
• Je informeert inburgeraars of anderstaligen als een afspraak geannuleerd wordt, bijvoorbeeld wegens ziekte.
• Je beantwoordt vragen van klanten op het info-e-mailadres. Je helpt collega’s verder in verband met aanvragen voor treintickets, zalen reserveren en bestelaanvragen.

Gegevens en informatie verzamelen en verwerken

• Je verwerkt basisinfo en persoonsgegevens van de klant in een online opvolgsysteem.

Algemene ondersteunende taken uitvoeren

• Je beheert de voorraad van klein materiaal, folders, kantoorbenodigdheden, economaat, drukwerk en Chromebooks.
• Je ontvangt leveringen.
• Je verdeelt en sorteert intern de inkomende post.
• Je maakt bestelbonnen op.
• Je maakt documenten op ter ondersteuning van de werking.
• Je legt afspraken vast tussen inburgeraars en consulenten Nederlands leren of trajectbegeleiders. Je informeert de betrokkenen als een afspraak geannuleerd wordt wegens bijvoorbeeld.

Je profiel

• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans EN Engels. Spreek je ook een andere taal? Dan is dat een bijkomend voordeel.
• Je hebt kennis van de regelgeving voor inburgering.
• Je kent de sociale kaart van jouw regio.
• Je kan de benodigde kantoorapparatuur gebruiken.
• Je beheerst de benodigde telefoontechnieken.
• Je beheerst de benodigde administratieve vaardigheden.
• Je bezit de benodigde PC-vaardigheden: Word, Excel, PowerPoint, Acces, Outlook, internet en de het benodigde audiovisuele materiaal.
• Je kan helder en doelgericht communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan doelgericht en planmatig werken.
• Je staat open voor diversiteit.
• Je bent klantgericht.