medewerker onthaal bij de Facilitaire dienst

Bij het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen werk je in een dynamische omgeving die pas verhuisd is naar de prachtige Leopoldskazerne in Gent. In de rol van medewerker onthaal ben jij hét visitekaartje van onze Facilitaire dienst. Samen met collega’s uit de schoonmaak, de klusjesdienst, de facilitaire balie en de cel aankoop werk je mee aan een klantgerichte ervaring voor iedereen die het provinciehuis bezoekt. Met jouw glimlach en klantgerichte houding zorg je ervoor dat iedere bezoeker zich welkom voelt. Als medewerker onthaal zet je je in voor een vriendelijke en professionele dienstverlening:

• Ontvangst en begeleiding: Ontvang bezoekers met een warme glimlach, geef de nodige informatie en verwijs hen door naar de juiste afdelingen binnen ons bezoekerscentrum.
• Klantgerichte communicatie: Beantwoord telefonische en elektronische vragen snel en correct. Gebruik klantvriendelijke telefonie en communicatie om iedereen zo goed mogelijk verder te helpen.
• Praktische ondersteuning: Verzorg de schriftelijke communicatie, help bij het beheer van vergaderzalen, en zorg dat het klantencentrum er steeds netjes en professioneel uitziet.
• Logistieke taken: Bestel materialen, beheer affiches en folders en zorg voor een goede werking van IT en multimediatoepassingen in het bezoekerscentrum.
• Protocol ondersteuning: Assisteer bij protocollaire activiteiten, help gasten en zorg voor een vlot verloop van evenementen.

Jouw profiel:

• Je bent communicatief, klantgericht en kan goed zelfstandig werken.
• Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend: je bent bereid om in een wisselend uurrooster te werken, met mogelijk avond- en weekendwerk.
• Je houdt ervan om in teamverband te werken en verantwoordelijkheid te nemen binnen een administratieve, operationele rol.

Je werkt in hét kloppend hart van het Provinciehuis (Charles de Kerchovelaan 189, 9000 Gent). Wil jij straks schitteren aan ons onthaal? Solliciteer en zet samen met ons de eerste stap naar een klantgerichte en gastvrije ervaring voor al onze bezoekers! Sollicitatietip:

Lees de functiebeschrijving (in bijlage) aandachtig na: interessant om meer inzicht te krijgen in de functie en je voor te bereiden op de selectietechnieken. Het bevat de verwachte competenties en vaardigheden die nodig zijn voor deze functie.

Wat je moet kennen, kunnen of hebben bij je indiensttreding:

• Je beschikt over ene diploma secundair onderwijs
• Office-toepassingen beheersen: Je kunt werken met programma's als Word, Excel en Outlook.
• Kennis van het provinciebestuur: Je begrijpt de werking en organisatiestructuur van het provinciebestuur.
• Teamwerk en overleg: Je werkt graag samen en overlegt regelmatig met collega’s en leidinggevenden.
• Interne noodplannen: Je hebt basiskennis van het intern noodplan om adequaat te reageren bij calamiteiten.
• Klantvriendelijkheid en flexibiliteit: Je bent vriendelijk, hulpvaardig en past je gemakkelijk aan.
• Zorgvuldig materieelbeheer: Je gaat zorgvuldig en verantwoord om met het materiaal.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert duidelijk en hanteert correct taalgebruik in alle situaties.

Niet vereist, wel pluspunten:

• Ervaring in openbaar bestuur: Heb je al werkervaring bij een overheidsorganisatie? Dat is een pluspunt!

Wat je minstens moet aanleren na je indiensttreding:

• Interne softwaretoepassingen: Je maakt je snel wegwijs in onze interne systemen.
• EHBO en noodplannen: Je leert de basisprincipes van EHBO en de werking van het interne noodplan.
• Telefonie: Je raakt vertrouwd met de telefonische procedures.
• Protocolregels: Je krijgt inzicht in de regels van het protocol.
• Kassasysteem: Je leert werken met het kassasysteem, onder andere voor verkoop van toeristische brochures en promotiemateriaal.

Bijkomende voorwaarden voor alle kandidaten:

• Bereidheid tot avond- en weekendwerk: Je bent flexibel en bereid om op onregelmatige uren te werken bij protocollaire activiteiten.
• Verzorgd voorkomen en uniform: Je hebt een verzorgd uiterlijk en draagt het uniforme werkkleding dat het bestuur ter beschikking stelt.
• Flexibel uurrooster: Je bent flexibel ingesteld en bent bereid om te werken in een beurtsysteem en/of uurrooster dat uiterlijk kan eindigen om 19.00 uur.
  Uitzonderlijk kan dat ook wel eens avond- of weekendwerk zijn.