Medewerker internationalisering

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De medewerker Internationalisering is verantwoordelijk voor de begeleiding en ondersteuning van internationale studenten/universiteitspersoneelsleden (inkomend en uitgaand). Naast het concretiseren van de internationalisering en de link tussen de opleiding en faculteit behartigen, is de medewerker samen met de coördinator Internationalisering de motor voor het steeds blijvend optimaliseren van het aanbod buitenlandse verblijven/stages aan studenten en aan universiteitspersoneel. Jouw taken:

• Als medewerker de coördinator ondersteunen en actief meedenken voor het voortdurend optimaliseren van het aanbod internationalisering
• Internationalisering@home initiatieven voor de opleiding nemen en soortgelijke facultaire initiatieven ondersteunen
• Werkgroep Internationalisering bijwonen en inhoudelijk voorbereiden
• Opvolgen mails met vragen over internationalisering van zowel studenten als personeelsleden UGent en/of buitenlandse universiteiten/stageplaatsen
• Opvolgen wijzigingen en annuleringen
• Verantwoordelijke voor alle BIP's (Blended Intensive Programs) & docentenmobiliteit
• Verantwoordelijke voor evalueren van internationale partners (zelf contact opnemen voor een gesprek met een 2-tal partners per jaar + evaluaties van de studenten over de partners opvolgen). Eventueel good practices van partners bij ons uitwerken.
• Communicatie naar inkomende en uitgaande studenten: helpen bij structureren van de UFORA en eventueel herwerken van de webpagina's op de facultaire website
• Attesten opmaken (bewijs gelopen stages voor studenten die naar buitenland verhuizen / taalattesten / …)
• Internationale studenten inplannen in Sparta en het S-portaal
• Schrijven nieuwsbrief internationalisering
• Occasionele opvolging van taken binnen team Stage

Kennis en ervaring

• Een eerste relevante werkervaring is een plusplunt
• Je beschikt over een goede vaardigheid in schriftelijke en mondelinge communicatie in het Engels en een zeer goede vaardigheid in schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands.
• Je kunt goed overweg met het Office 365-pakket, je bent vertrouwd met SharePoint
• Kennis van andere softwaresystemen binnen UGent is een pluspunt (Ufora, Time Edit, Teams, Sparta)

Vaardigheden en attitudes

• Je hebt minstens interesse in hoger onderwijs en in de leefwereld van studenten.
• Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft.
• Een klantgerichte en dienstverlenende houding ten aanzien van studenten en collega's is onontbeerlijk.
• Je communiceert vlot naar collega's, studenten en externe contacten en je bent gericht op samenwerken in het (vakgroep)team. Je bent zowel mondeling als schriftelijk een goede communicator.
• Je beschikt over sterk ontwikkelde vaardigheden op het vlak van plannen en organiseren.
• Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid. Het op zoek gaan naar continue verbeterprocessen schrikt jou niet af. Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je past je aan voortdurend wijzigende situaties aan. Je bent stressbestendig.
• Je werkt constructief samen met anderen, je bent een teamplayer.