Management Assistant & leidinggevende service desk
Functieomschrijving
- Je zorgt voor het nalezen en redigeren van documenten, het centraal beheren van documenten o.a. in SharePoint, het verzorgen van e-mailverkeer en correspondentie, het plannen van overlegmomenten, …
- Je volgt op proactieve wijze de agenda/planning van de Directeur Humanitaire Diensten en het Management-team.
- Je treft de nodige praktische voorbereidingen voor vergaderingen, je bereidt vormelijk de presentaties en overzichten voor. Tijdens directie en management-vergaderingen notuleer je en zorg je voor de opmaak van de verslagen.
- Je zorgt voor de taakverdeling van de Servicedesk van de Humanitaire Diensten.
- Je staat in voor de optimalisatie werkwijzes en procedures (Onkosten vrijwilligers, JIRA ticketing tool, ...)
- Je staat in voor het team-management van een 2-tal medewerkers binnen het Servicedesk Team. Je bent hierbij ook back-up bij afwezigheden.
- Je rapporteert aan de Directeur Humanitaire Diensten.
Profiel
- Je bent een betrokken persoon met een passie voor snelle en accurate afhandeling van verschillende taken. Je houdt van correct en gedetailleerd werk maar je kan ook ten allen tijde een overzicht bewaren.
- Je stelt je proactief op en legt graag nieuwe ideeën op tafel om de interne werking te verbeteren. Tegelijkertijd ben je een teamspeler die samenwerken hoog in het vaandel draagt.
- Een gezonde dosis assertiviteit in combinatie met een discrete, diplomatische en integere houding kenmerken je als persoon.
- Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goed taalgevoel beschikt (sporadisch behandelen van Franse en Engelse geschreven of mondelinge boodschappen en documenten).
- MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) kent voor jou weinig geheimen, je bent hiernaast algemeen computervaardig.
Aanbod
- Een boeiende, professionele werkomgeving met een ervaren team.
- Voltijdse tewerkstelling op basis van 38u/week.
- Mogelijkheid tot thuiswerk (hybride functie) na inwerkperiode.
- Een marktconforme verloning aangepast op je eigen ervaring met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, fietsleaseplan,…
- Contract van onbepaalde duur.
van