De assistent voert administratieve taken uit onder rechtstreekse leiding van het diensthoofd. Het betreft een voltijdse betrekking.
Naast de administratieve basistaken van een assistent (niveau C), zal hij/zij belast worden met :
- Administratieve voorbereiding, opvolging en budgettering van (buitenlandse) dienstreizen of missies
- Telefonische permanentie en beheer van de oproepen;
- Beheer van de inkomende en uitgaande briefwisseling en mails;
- Beheer en overdracht van de informatie naar het personeel toe;
- Plannen, voorbereiden van en actief deelnemen aan vergaderingen;
- Nemen van nota’s, afwerken en/of opstellen van verslagen (vergaderingen, plaatsbezoeken,…);
- Klasseren en archiveren van documenten;
- Beheer en planning van de prestaties voor personeelsleden die naar het buitenland reizen;
- Beheer van de persoonlijke dossiers voor personeelsleden die op buitenlandse missies gaan;
- Organiseren, ontvangen, begeleiden en omkaderen van buitenlandse stagiaires of delegaties;
- Sporadisch deelnemen aan buitenlandse missies.
- Assisteren of opstellen van technische fiches in het kader van aanbestedingen
- Organiseren, begeleiden of geven van presentaties (ook op externe locaties)
- Actief netwerken en onderhouden van relaties binnen de Geïntegreerde Politie en partners
- Bezoek van (internationale) beurzen, bedrijven, workshops en presentaties
- Opstellen en doorsturen van inhoudelijke rapportages en financiële rapporten
- Opvolgen van (internationale) projecten en activiteiten door -organisatie