De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. Als administratief medewerker sta je in voor de administratieve ondersteuning van het internationaliserings-en onderzoeksbeleid van de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen in de dienst Research and Internationalization Office. Dit omvat volgende taken:
- Opvolgen van uitwisselingsdossiers voor studenten en personeel zoals Erasmus+ en bilaterale akkoorden
- Bieden van logistieke en administratieve ondersteuning bij internationale projecten buiten Erasmus
- Ondersteunen van de leden van Facultaire commissie internationalisering • Instaan voor het onderhoud van de website internationalisering en het leerplatform UFORA
- Instaan voor de studentenadministratie van inkomende en uitgaande uitwisselingstudenten (via OASIS)
- Instaan voor de financiële administratie in SAP • Organiseren van activiteiten, zoals verwelkomingsmomenten voor internationale studenten
- Bieden van administratieve ondersteuning aan de facultaire onderzoekscommissie
- Bieden van logistieke en administratieve ondersteuning bij facultaire onderzoeksactiviteiten
Kennis en ervaring
- Je hebt bij voorkeur een diploma in een administratieve richting of je hebt enkele jaren werkervaring in de administratie
- Je hebt affiniteit met internationalisering in het hoger onderwijs
- Je hebt een zeer goede kennis van het Engels, zowel gesproken als geschreven
- Kennis van andere talen is een pluspunt
- Je hebt een goede kennis van het courante MS Office toepassingen
- Kennis van UGent-specifieke software (SAP, OASIS, UFORA, Plone, ...) is een pluspunt
Vaardigheden en attitudes
- Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt graag binnen een administratief ondersteunende rol
- Je beschikt over sterke communicatieve en sociale vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
- Je kan zelfstandig kunnen werken
- Je beschikt over een resultaatgerichte en probleemoplossende houding
- Je hebt een flexibele ingesteldheid
- Je toont betrokkenheid bij de doelgroep (internationale studenten)
- Je werkt nauwgezet en correct en hebt zin voor verantwoordelijkheid
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Je bent bereid tot bijscholing
- Je beschikt over goede plannings- en organisatievaardigheden