Heb jij een talent voor organisatie, sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail? Dan is deze functie op jouw lijf geschreven!

Jouw verantwoordelijkheden

Projectmanagement & Governance Ondersteuning

• Ondersteunen van het project door governancevergaderingen professioneel te organiseren en op te volgen (zoals het opstellen van agenda's, voorbereiden van vergadermaterialen, notuleren en opvolgen van actiepunten).
• Aanmaken van documentatie zoals standaardbriefsjablonen, PowerPoint-presentaties en vergaderverslagen.
• Afstemmen met externe partners en opvolgen van vereiste activiteiten om samenwerkingsverbanden succesvol te laten slagen.

Procurement & Financiële Ondersteuning

• Coördineren van inkoopprocessen, inclusief het opvragen van offertes, registreren van leveranciers, instellen van inkooporders en opvolgen van leveringen.
• Ondersteunen van het financiële team bij de verwerking van facturen en andere betalingsgerelateerde activiteiten.
• Voorbereiden van maandelijkse boekhoudkundige voorzieningen (accruals).

Reis- en Evenementcoördinatie

• Samenwerken met reisbureaus om reizen te organiseren, waaronder visa-aanvragen, uitnodigingsbrieven, hotel- en vervoersboekingen.
• Coördineren van evenementen, vergaderingen en trainingen met interne en externe partners, inclusief het beheren van de benodigde documentatie op basis van het lokaal vetbeleid.

Materiaalbeheer

• Uploaden en beheren van documenten zoals presentatie- en vergadermaterialen op gedeelde platforms zoals SharePoint.

Legal & Compliance Ondersteuning

• Ondersteunen bij het beheren van derdenrelaties (zoals sprekers, consultants of leveranciers), inclusief het opstellen van overeenkomsten en het indienen van due-diligence-rapporten.
• Bijwerken van trackers met klanten- en leveranciersovereenkomsten en compliance-gerelateerde documentatie.
• Bijhouden van een up-to-date lijst met contactgegevens van partners, inclusief namen, functies, e-mailadressen en tekenbevoegdheden.
• Assisteren bij juridische documentatie en voorbereiding van auditprocessen.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at Toon websitehttps://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Jouw profiel

• Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Eerdere ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt.
• Je beheerst het Frans en het Engels uitstekend, zowel in schrift als communicatie.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office-programma's (zoals Word, Excel, PowerPoint en SharePoint).
• Je bent proactief, zorgvuldig en in staat om meerdere taken tegelijkertijd aan te pakken.