Administratief bediende
Een administratief bediende is een belangrijke schakel in elke organisatie, van kleine bedrijven tot grote multinationals.
Wat doet en verdient een office manager?
In het hart van elke goed georganiseerde werkplek staat een competente (m/v) office manager. Hij/zij vervult als sleutelfiguur een breed scala aan taken om ervoor te zorgen dat alles op kantoor soepel loopt. Van administratieve ondersteuning tot het coördineren van projecten: de office manager is de spil waar alles om draait. Hieronder gaan we dieper in op wat deze job precies inhoudt, welke vaardigheden vereist zijn, hoe je een office manager wordt én... welk loon hij/zij verdient.
Wat doet
een office manager?
Een office manager, ook wel (m/v) kantoorcoördinator of management assistent(e) genoemd, is verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van diverse administratieve taken binnen een kantooromgeving. Dit omvat het beheren van de dagelijkse activiteiten, het ondersteunen van medewerkers, het bijhouden van voorraden en het coördineren van evenementen.
Daarnaast fungeert de office manager vaak als eerste aanspreekpunt voor klanten en bezoekers. Zijn/haar takenpakket bevat verantwoordelijkheden op het vlak van:
- Administratie: het beheren van dossiers, archivering, postverwerking, facturatie...
- Facilities: zorgen voor kantoorbenodigdheden, onderhoud van het gebouw, organisatie van evenementen…
- Human resources: verantwoordelijk voor personeelsadministratie, verloning, verlofaanvragen…
- Communicatie: het beantwoorden van telefoons en e-mails, het afhandelen van klachten, contact met leveranciers…
- Ondersteuning van het management: agendabeheer, voorbereiding van vergaderingen, presentaties...
Ben jij een ideale office manager? Bekijk alle openstaande vacatures en... go for happy!
Wat moet een office manager
gestudeerd hebben?
Er is geen specifieke opleiding vereist om office manager te worden, maar een diploma in Office Management, Bedrijfskunde, Administratie of een gerelateerd vakgebied kunnen zeker nuttig zijn.
In België bieden verschillende (hoge)scholen en universiteiten programma's aan die zich richten op administratief management en gerelateerde disciplines.
Graduaat
Marketing- en communicatiesupport
Professionele bachelor
Office management
Professionele bachelor
Organisatie en management
Professionele bachelor
International Organisation & Management
Syntra
Facility manager
Hoe word je
een office manager?
Veel office managers beginnen hun loopbaan in administratieve, secretariële of facilitaire functies en verwerven zo ervaring in het beheren van kantooractiviteiten. Het is gebruikelijk om enkele jaren ervaring op te doen in zulke administratieve rollen alvorens te kunnen doorgroeien naar de functie van (m/v) office manager.
Anderen verwerven de nodige vaardigheden door middel van opleidingen en cursussen.
74 vacatures beschikbaar voor office manager
Welke vaardigheden
moet een office manager hebben?
Als office manager moet je beschikken over een breed scala aan vaardigheden om succesvol te kunnen zijn in deze functie. Enkele belangrijke vaardigheden zijn:
Effectief kunnen plannen en prioriteren, om deadlines te halen en meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
In staat zijn om duidelijk te communiceren met collega's, klanten en leveranciers, zowel mondeling als schriftelijk.
Je kan taken efficiënt plannen en uitvoeren, complexe agenda’s beheren en je bent sterk in het organiseren.
Je kan goed samenwerken met anderen.
Kunnen omgaan met wisselende prioriteiten en onverwachte situaties.
Snel creatieve oplossingen kunnen vinden voor diverse uitdagingen die zich voordoen.
Je kan makkelijk werken onder druk en respecteert deadlines.
Welke specialisaties zijn er mogelijk
binnen de functie en het beroep van office manager?
Event management
Office managers met een specialisatie in event management zijn verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en uitvoeren van evenementen binnen en buiten de organisatie. Dit kan variëren van kleine vergaderingen en teambuildingactiviteiten tot grotere bedrijfsfeesten, conferenties en klantenevenementen. Ze coördineren alle aspecten van het evenement, inclusief locatie, catering, logistiek, entertainment en budgetbeheer.
Facility management
Office managers die zich specialiseren in facility management zijn belast met het beheer en onderhoud van de kantoorfaciliteiten. Ze zorgen voor een veilige, schone en efficiënte werkomgeving voor medewerkers en bezoekers. Dit omvat het beheer van faciliteiten zoals kantoorruimtes, vergaderzalen, apparatuur, voorraden, en het coördineren van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden.
HR-ondersteuning
Office managers met een specialisatie in HR-ondersteuning spelen een cruciale rol bij het beheren van human resources-gerelateerde taken binnen de organisatie. Ze helpen bij het werven en selecteren van personeel, coördineren van onboarding-processen, bijhouden van personeelsdossiers, organiseren van trainingen en opleidingen, en assisteren bij personeelsgerelateerde vraagstukken zoals verlof, verzuim en arbeidsvoorwaarden.
Projectmanagement
Office managers met expertise in projectmanagement zijn betrokken bij het beheren en coördineren van verschillende projecten binnen de organisatie. Ze zorgen voor een gestructureerde aanpak van projecten, inclusief het opstellen van projectplannen, het toewijzen van taken en middelen, het bewaken van de voortgang en het communiceren met belanghebbenden. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het beheren van de projectbudgetten en het identificeren en oplossen van projectrisico's.
Financieel beheer
Office managers met een specialisatie in financieel beheer zijn verantwoordelijk voor het beheren van de financiële aspecten van de organisatie. Dit omvat het bijhouden van de boekhouding, facturering en debiteurenbeheer, budgettering en prognoses, en het opstellen van financiële rapporten. Ze werken nauw samen met de boekhouding of financiële afdeling om ervoor te zorgen dat alle financiële processen nauwkeurig en efficiënt worden uitgevoerd.
IT-beheer
Office managers met expertise in IT-beheer zijn verantwoordelijk voor het beheren van de IT-infrastructuur en -systemen binnen de organisatie. Ze zorgen voor de goede werking van computers, netwerken, softwareapplicaties en andere IT-gerelateerde middelen. Dit omvat het oplossen van IT-problemen, het implementeren van nieuwe technologieën, het waarborgen van gegevensbeveiliging en het bieden van technische ondersteuning aan medewerkers.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van specialisaties binnen het vakgebied van een office manager. Afhankelijk van je interesses en vaardigheden, kun je je als office manager verder specialiseren in een bepaald gebied en je carrière daarmee een nieuwe richting geven.
Welke jobs passen bij mijn profiel?
Hoeveel verdient
een office manager?
Het gemiddeld bruto salaris van een office manager in België ligt tussen 2.200 euro en 3.500 euro, afhankelijk van ervaring, opleidingsniveau en de sector waarin ze werken.
Meer gespecialiseerde office managers verdienen vaak iets meer, afhankelijk van hun ervaring ook.
- Office managers met expertise in event management of IT-beheer kunnen zo tot 4.500 euro bruto per maand verdienen.
- Wie zich als office manager specialiseert in facility management, projectmanagement of financieel beheer kan zijn/haar brutomaandloon zien oplopen tot 4.800 euro.
Extra
Extralegale voordelen voor office managers kunnen variëren afhankelijk van de organisatie, de sector en individuele onderhandelingen. Over het algemeen zijn de meest voorkomende extra’s in hun totale loonpakket: maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering of aanvullend pensioenplan, flexibele werkuren en/of de mogelijkheid om te telewerken.
Office managers die veel onderweg zijn voor werkgerelateerde taken, kunnen soms ook een bedrijfswagen en tankkaart/laadpas krijgen als onderdeel van hun arbeidsvoorwaardenpakket.
Sommige organisaties bieden bovendien een bonusregeling aan op basis van prestaties, afhankelijk van individuele doelen tot het algemene succes van de organisatie. Ook in diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden wordt tenslotte vaak geïnvesteerd. Dat vertaalt zich in cursussen, trainingen en conferenties, goed voor de professionele ontwikkeling van elke office manager.
Verdien jij zoals het hoort? Ontdek het meteen dankzij het Jobat Salariskompas
Gemiddelde brutosalaris van een office manager
€
3.000
/maand
Minimum
€2.200
Maximum
€4.800
Mogelijke extralegale voordelen:
-
Maaltijdcheques
-
Hospitalisatieverzekering
-
Groepsverzekering
-
Aanvullend pensioen
-
Flexibele werkuren
-
Thuiswerk
-
Bedrijfswagen
-
Tankkaart / laadpas
-
Bonus/commissie
Meer info over andere jobs?
-
-
Onthaalmedewerker
Een (m/v) onthaalmedewerker is binnen een bedrijf het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers, zowel ...
-
Trainer / opleider
Als trainer of opleider begeleid en ondersteun je volwassenen in hun leerproces, zowel in bedrijven als in opleidingscentra.
-
Kok
Van het bereiden van smakelijke gerechten tot het runnen van een keukenbrigade, een kok speelt een veelzijdige rol in de horeca.
-
Kassier
De job van een kassier(ster) vraagt een mix van nauwkeurigheid, klantvriendelijkheid en stressbestendigheid. Wat houdt hun job ...
-
Brand- en veiligheidswacht
Een brand- en veiligheidswacht speelt een belangrijke rol in industriële en risicovolle omgevingen waar veiligheid en preventie ...
-
Webmaster
Een webmaster is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de technische optimalisatie van websites.
-
Werfleider
Een werfleider is de verbindende factor tussen bouwteam, leveranciers en opdrachtgevers. Hij of zij zorgt ervoor dat alles op de ...