Responsable Service Administratif et Financier

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?

La possibilité de mettre à profit vos compétences de manager en tant que leader d'une équipe et votre expertise comptable et financière au service de l'action humanitaire., La possibilité de faire du télétravail avec l'indemnité correspondante;
Un milieu professionnel qui partage des valeurs d'engagement, de bienveillance, de diversité et de coopération;
Un travail qui a du sens dans une équipe engagée.

Le Département International de la Croix-Rouge de Belgique a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d'améliorer la résilience et les conditions d'existence des personnes vulnérables et de leurs communautés. A cette fin, nous soutenons le développement et l'action de partenaires Croix-Rouge à l'étranger. En Belgique, nous faisons du plaidoyer en faveur du respect du Droit international humanitaire et menons des activités de rétablissement des liens familiaux.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe en charge des affaires internationales et du Directeur Administratif et Financier de la Croix-Rouge de Belgique (Communauté Francophone, Services Humanitaire), vous êtes responsable du Service Administratif et Financier du département international. Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents responsables de service de ce département et du département Administration et Finances de la Croix-Rouge de Belgique.

Le Service Administratif et Financier, composé de six personnes, garantit une gestion optimale des ressources financières et matérielles de l'organisation et supervise l'exécution de la stratégie financière et des procédures. Il assure un déploiement approprié, agile et en amélioration continue des processus et procédures administratifs liés à la gestion des ressources financière.

Le Service Administratif et Financier est le garant du respect des cadres légaux comptables et fiscaux en assurant l'exactitude, la fiabilité et la conformité des comptes et de l'information financière du département auprès des autorités financières.

Dans le cadre des actions internationales, le Service Administratif et Financier est également partie prenante opérationnelle en aidant au renforcement des capacités financières des sociétés nationales partenaires.

Pour ce faire, vos responsabilités sont les suivantes (liste non exhaustive) :

1. Gestion du service Administratif et Financier

Relaye les informations comptables, financières, administratives pertinentes à la Direction du département, aux autres responsables de service, et au Directeur Administratif et Financier de la Croix-Rouge de Belgique le cas échéant.

Elabore des outils de gestion, et des procédures permettant l'amélioration continue de la gestion de l'asbl.

Comptabilité et trésorerie :

Supervise la comptabilité du département
Effectue un rapportage trimestriel et la clôture des comptes annuels de l'asbl
Valide les opérations financières bancaires et les dépenses du service
Effectue le suivi du versement de subsides et communique les informations au Service Actions Internationales pour établissement des déclarations de créance
Supervise la trésorerie et optimise les placements.

Budget et suivi financier des projets et programmes :

Définit le budget annuel du département
Supervise le processus de planification budgétaire annuel/pays
Supervise la budgétisation, le suivi, la révision budgétaire et le rapportage financier pour les programmes et projets. Informe les responsables opérationnels des consommations et de tout risque de dépassement ou de sous-utilisation d'un budget
Organise la revue financière trimestrielle, analyse les écarts au budget et la révision des prévisions financières
Analyse, révise et consolide les données budgétaires selon le mode de rapportage bailleur
Effectue le suivi du niveau global des financements publics et privés y compris le suivi des aides à l'emploi lié au secteur non marchand (Fond Maribel, etc.)
Effectue le suivi du respect des règles des contrats de financement
Propose l'activation des co-financements sur les projets, vérifie la cohérence des projets transverses.

Gestion administrative :

Supervise les tâches administratives dont l'organisation des voyages, la gestion de la caisse, la mise à disposition et du suivi du matériel informatique, téléphonique et fournitures, le classement et l'archivage.

2. Aide à la décision stratégique et gestion des risques

Développe des outils/tableaux de bord d'aide à la décision.
Réalise des études et analyses financières afin de garantir la maîtrise des aspects financiers du département sur base des projets en cours et des co-financements associés.
Sur base d'une analyse des risques et des opportunités financières, alerte les différents responsables, propose des plans de mitigation et / ou des plans d'action. Plus particulièrement, effectue le suivi des risques liés au taux de change et à la TVA des différents projets/programmes.
Supervise les processus administratifs et financiers et la mise à jour des outils de gestion et des formations permettant l'amélioration continue de la qualité de gestion des projets/programmes dans un souci constant de simplification administrative, tout en maintenant un niveau élevé de redevabilité.

3. Gestion d'équipe

Définition des rôles et responsabilités des différents membres de l'équipe en concertation avec les besoins des autres services.
Suivi et soutien des différents membres de l'équipe sur leurs questions techniques et dans la réalisation de leurs objectifs à travers des réunions d'équipe et des réunions individuelles régulières.
Gestion et développement des compétences, feedback constructif et coaching.

Vous êtes titulaire d'un master en gestion, économie, finances avec une spécialisation en finances ou audit ou toute autre expérience équivalente.
Vous faites preuve d'une expérience professionnelle de minimum 5 ans en contrôle interne, audit financier, référent bailleur ou gestion administrative & financière et en gestion d'équipe, idéalement dans le secteur non-marchand.
Vous avez une très bonne connaissance des bailleurs de fonds ; la connaissance des règles de la DGD est un atout.
Vous faites preuve idéalement d'une expérience autour de projets humanitaires et de développement au cours d'une expatriation dans un pays en voie de développement.
Vous faites preuve de leadership et de diplomatie, vous mettez en avant une attitude constructive et soutenante.
Vous avez une parfaite maîtrise du français, une bonne connaissance de l'anglais. Vous avez d'excellentes capacité de planification, d'organisation et d'adaptation.
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et faites preuve d'aisance pour manipuler et traiter des données chiffrées ; vous possédez d'excellentes capacités d'analyse.
Vous êtes à même de vous adapter à différents publics et environnements multiculturels. Vous maîtrisez la Suite Office et êtes particulièrement expert(e) sur Excel et autres outils de gestion financière.
Vous avez un réel intérêt pour l'action sociale et humanitaire en général, pour la Croix-Rouge en particulier, et vous êtes par ailleurs en accord avec ses 7 principes fondamentaux.