APPEL À CANDIDATURE
Responsable de la Cellule de gestion administrative et financière à l'IFEC
Le Secrétariat général de l'enseignement catholique (SeGEC) recrute pour l'Institut de formation de l'enseignement catholique (IFEC) : un(e) responsable de la Cellule de gestion administrative et financière.
Responsable de la Cellule de gestion administrative et financière à l'IFEC
Le Secrétariat général de l'enseignement catholique (SeGEC) recrute pour l'Institut de formation de l'enseignement catholique (IFEC) : un(e) responsable de la Cellule de gestion administrative et financière.
Responsable de la Cellule de gestion administrative et financière à l’IFEC
Description de la fonction
L'Institut de formation de l'enseignement catholique (IFEC) est chargé par le Secrétariat général de l'enseignement catholique (SeGEC) d'organiser et de gérer la formation des membres des Pouvoirs organisateurs et de leur personnel, notamment la formation professionnelle continue des membres du personnel de l'enseignement obligatoire et des CPMS, la formation organisée pour le personnel de l'enseignement pour adultes, des Hautes Écoles et des Écoles supérieures des Arts mais également la formation initiale des directions et des cadres de ces établissements et des membres du personnel du SeGEC (y compris des CoDiEC).
Missions
Le responsable de la Cellule de gestion administrative et financière assure le pilotage et la coordination de la gestion administrative, matérielle et comptable liée aux activités de formation développées par l'IFEC, dans une perspective d'efficacité, d'efficience et de synergies internes. Il travaille en étroite collaboration avec les trois responsables des cellules pédagogiques de l'Institut, sous la responsabilité du directeur. Il est membre du comité de direction.
Il est responsable de la Cellule de gestion composée d'une équipe comptable (2 personnes) et d'une équipe de gestion administrative (12 personnes). Les missions se distribuent de la façon suivante : Management :
* gestion opérationnelle et RH des équipes placées sous sa responsabilité ; * formalisation, mise en application et amélioration des procédures et des outils de travail dans une perspective
d'efficience ; * monitoring continu des performances de la cellule, suivi rapproché des écarts, retards et irrégularités en
matière de gestion administrative et financière ; * collaboration étroite avec les trois responsables des cellules pédagogiques et avec le directeur de l'Institut ; * En tant que membre du comité de direction de l'Institut, participation à l'organisation et à la gestion de l'IFEC
(amélioration continue des processus, stratégie, ressources humaines, accompagnement du changement...).
Pilotage de l'équipe de gestion administrative en vue du bon déroulement de ses missions : * élaboration, lancement et suivi des appels d'offres dans le cadre des marchés publics de formation ; * établissement des conventions et des contrats avec les formateurs internes et externes et les institutions partenaires (Hautes Écoles, Universités, écoles de promotion sociale) ; * établissement des conventions avec les lieux de formation ; * encodage des modules et sessions de formation ; * gestion des inscriptions (enregistrement des demandes, gestion des listes d'attente, confirmations...) ; * réalisation matérielle et communication des catalogues de formation ; * réalisation matérielle, diffusion et traitement des formulaires d'évaluation ; * production des attestations de formation ; * collecte et traitement des données quantitatives et qualitatives relatives aux formations en vue du pilotage de la qualité et de la rédaction des rapports d'activité ; * appui administratif et logistique à l'organisation d'évènements (journée d'étude du SeGEC, Université d'été...) ; * gestion administrative du personnel (contrats, congés pour mission, appui pour les recrutements...) ;
Pilotage de l'équipe comptable en vue du bon déroulement de ses missions :
Secrétariat Général de l'Enseignement Catholique ASBL, * organisation générale de la comptabilité et du suivi financier de l'ASBL dans le cadre de la législation ; * suivi des opérations comptables et financières : traitement des notes de frais, traitement des déclarations de
créance des formateurs et des formés, suivi des paiements, mise en place et gestion des contrôles internes... ; * enregistrement précis et systématique de toutes les transactions financières ; * participation active à l'élaboration des budgets ; * préparation et analyse des états financiers mensuels, trimestriels et annuels ; * préparation des déclarations fiscales et sociales ; * coopération avec les auditeurs externes (réviseurs et vérificateurs) lors des vérifications annuelles ; * relations avec le secrétariat social.
En outre, le responsable de la cellule de gestion assure en responsabilité directe les tâches suivantes : * l'élaboration des budgets et leur présentation à l'OA et à l'AG de l'IFEC ; * le suivi des états financiers, dans une optique d'aide à la décision ; * la préparation et le bon déroulement des vérifications (vérification comptable, évaluation de la qualité...) ; * la gestion administrative de l'ASBL (publications au Moniteur, envoi des convocations et des PV des réunions des instances de l'ASBL...) ; * une veille sur les changements de règlementation ; * Le cas échéant, sur mandat du directeur de l'IFEC, il représente l'Institut de formation dans des groupes de travail inter-réseaux.
Missions
Le responsable de la Cellule de gestion administrative et financière assure le pilotage et la coordination de la gestion administrative, matérielle et comptable liée aux activités de formation développées par l'IFEC, dans une perspective d'efficacité, d'efficience et de synergies internes. Il travaille en étroite collaboration avec les trois responsables des cellules pédagogiques de l'Institut, sous la responsabilité du directeur. Il est membre du comité de direction.
Il est responsable de la Cellule de gestion composée d'une équipe comptable (2 personnes) et d'une équipe de gestion administrative (12 personnes). Les missions se distribuent de la façon suivante : Management :
* gestion opérationnelle et RH des équipes placées sous sa responsabilité ; * formalisation, mise en application et amélioration des procédures et des outils de travail dans une perspective
d'efficience ; * monitoring continu des performances de la cellule, suivi rapproché des écarts, retards et irrégularités en
matière de gestion administrative et financière ; * collaboration étroite avec les trois responsables des cellules pédagogiques et avec le directeur de l'Institut ; * En tant que membre du comité de direction de l'Institut, participation à l'organisation et à la gestion de l'IFEC
(amélioration continue des processus, stratégie, ressources humaines, accompagnement du changement...).
Pilotage de l'équipe de gestion administrative en vue du bon déroulement de ses missions : * élaboration, lancement et suivi des appels d'offres dans le cadre des marchés publics de formation ; * établissement des conventions et des contrats avec les formateurs internes et externes et les institutions partenaires (Hautes Écoles, Universités, écoles de promotion sociale) ; * établissement des conventions avec les lieux de formation ; * encodage des modules et sessions de formation ; * gestion des inscriptions (enregistrement des demandes, gestion des listes d'attente, confirmations...) ; * réalisation matérielle et communication des catalogues de formation ; * réalisation matérielle, diffusion et traitement des formulaires d'évaluation ; * production des attestations de formation ; * collecte et traitement des données quantitatives et qualitatives relatives aux formations en vue du pilotage de la qualité et de la rédaction des rapports d'activité ; * appui administratif et logistique à l'organisation d'évènements (journée d'étude du SeGEC, Université d'été...) ; * gestion administrative du personnel (contrats, congés pour mission, appui pour les recrutements...) ;
Pilotage de l'équipe comptable en vue du bon déroulement de ses missions :
Secrétariat Général de l'Enseignement Catholique ASBL, * organisation générale de la comptabilité et du suivi financier de l'ASBL dans le cadre de la législation ; * suivi des opérations comptables et financières : traitement des notes de frais, traitement des déclarations de
créance des formateurs et des formés, suivi des paiements, mise en place et gestion des contrôles internes... ; * enregistrement précis et systématique de toutes les transactions financières ; * participation active à l'élaboration des budgets ; * préparation et analyse des états financiers mensuels, trimestriels et annuels ; * préparation des déclarations fiscales et sociales ; * coopération avec les auditeurs externes (réviseurs et vérificateurs) lors des vérifications annuelles ; * relations avec le secrétariat social.
En outre, le responsable de la cellule de gestion assure en responsabilité directe les tâches suivantes : * l'élaboration des budgets et leur présentation à l'OA et à l'AG de l'IFEC ; * le suivi des états financiers, dans une optique d'aide à la décision ; * la préparation et le bon déroulement des vérifications (vérification comptable, évaluation de la qualité...) ; * la gestion administrative de l'ASBL (publications au Moniteur, envoi des convocations et des PV des réunions des instances de l'ASBL...) ; * une veille sur les changements de règlementation ; * Le cas échéant, sur mandat du directeur de l'IFEC, il représente l'Institut de formation dans des groupes de travail inter-réseaux.
Profil
* Diplôme de niveau Master dans un domaine en lien avec la fonction, ou expérience équivalente. * Formation complémentaire et/ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative. * Expérience professionnelle en matière de suivi budgétaire et comptable. * Une expérience de direction est un atout. Vous disposez : * de compétences organisationnelles ; * d'un sens aigu des responsabilités ; * de rigueur et de minutie ; * de leadership : animation, pilotage et développement d'une équipe au sein d'une organisation complexe ; * de compétences collaboratives et relationnelles ; * d'une connaissance de base en matière de marchés publics ; * de compétences numériques (outils de bureautique Office, Teams, Excel, outils de présentation, ...) ; * de compétences communicationnelles à l'oral et à l'écrit.
Offre
* une fonction exercée à temps plein ; * un contrat à durée indéterminée ou un congé pour mission article 6 - remplacé par temporaire (pour les
membres à titre définitif du personnel de l'enseignement) ; * une entrée en fonction possible à partir de fin aout 2024 ; * des possibilités de télétravail partiel ; * une opportunité de dynamiser votre carrière et de continuer à développer vos compétences professionnelles ; * un travail diversifié, avec de nombreux partenaires et des rencontres enrichissantes.
Votre lieu principal de travail sera situé au siège central du SeGEC, avenue Mounier 100, 1200 Bruxelles. Des déplacements fréquents sont à prévoir.
membres à titre définitif du personnel de l'enseignement) ; * une entrée en fonction possible à partir de fin aout 2024 ; * des possibilités de télétravail partiel ; * une opportunité de dynamiser votre carrière et de continuer à développer vos compétences professionnelles ; * un travail diversifié, avec de nombreux partenaires et des rencontres enrichissantes.
Votre lieu principal de travail sera situé au siège central du SeGEC, avenue Mounier 100, 1200 Bruxelles. Des déplacements fréquents sont à prévoir.
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