Office Manager
Description de la fonction
Le département des Marchés Financiers de la Banque Nationale de Belgique (BNB) joue un rôle central dans la mise en œuvre de la politique monétaire européenne et le fonctionnement du système bancaire belge.
Au sein de ce département se trouve le DM Office, où une fonction intéressante est actuellement disponible. Le DM Office est responsable de l'optimisation, de la modernisation, de l'exécution et de la coordination du soutien administratif et logistique d'environ 125 employés ainsi que de la gestion des quatre services du département.
Que comprend le rôle ?
L'entité DM Office soutient les services qui effectuent les principales activités opérationnelles de la BNB et réalise un large éventail de tâches, notamment :
la gestion centralisée des documents administratifs : coordination et gestion des sites SharePoint, contrats, notes, présentations, facturation, etc.
le développement et automatisation des procédures : gestion et automatisation des processus administratifs transversaux
la coordination des cycles de gestion : centralisation des budgets financiers, plans d'action, demandes de formation et rapports
le soutien logistique : organisation de réunions internes et externes
le suivi des groupes de travail externes et internationaux; la gestion des documents, la rédaction de rapports de suivi et procédures écrites
des contributions IT techniques : correspondant PC, PowerUser pour SharePoint et correspondant à la sécurité informatique
des réservations de voyages et la gestion des frais : réservation de voyages et suivi des notes de frais
la gestion du temps pour l'ensemble du département
la gestion administrative des actions de la BNB et préparation de l'Assemblée Générale annuelle., vous êtes la force motrice derrière le renouvellement, l'optimisation, la standardisation et l'automatisation des processus et méthodes de travail du département. Vous faites le lien entre les collaborateurs internes et externes
en tant que responsable d'une équipe de huit collaborateurs, vous les motivez et les guidez pour former une équipe soudée et efficace. Votre leadership assure un fonctionnement positif et productif
vous supervisez, coordonnez et organisez les activités de l'entité et vous rapportez directement au chef du département et au conseiller coordinateur
vous surveillez le budget du département et participez aux procédures de marchés publics
vous veillez à ce que le DM Office formule des propositions concrètes qui contribuent aux objectifs stratégiques du département
vous visez à uniformiser le service aux collaborateurs des quatre services du département.
Profil
vous êtes titulaire d'un bachelier, de préférence dans un domaine lié à la bureautique ou au secrétariat, ou vous avez une expérience équivalente d'au moins 5 ans
vous possédez d'excellentes compétences en gestion des personnes et avez le talent d'enthousiasmer, de coacher, de diriger et d'organiser une équipe
vous pouvez travailler de manière totalement autonome et prenez des initiatives volontiers
la connaissance des procédures logistiques et de la gestion budgétaire est un atout
vous avez un grand intérêt et une connaissance approfondie de l'environnement informatique/administration de bureau, ainsi que des nouvelles évolutions dans ce domaine, telles que la gestion documentaire via SharePoint et la transition vers le travail sans papier
vous pouvez passer sans effort d'une tâche à l'autre et gérez bien le stress
vous êtes à l'aise avec l'argumentation chiffrée et les procédures budgétaires
vous travaillez de manière structurée, avec précision et ponctualité; le respect des délais est très important
vous êtes disposé(e) à vous former de manière continue; vous êtes ouvert(e) aux nouvelles idées, techniques et solutions innovantes
vous avez une bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais (niveau B2).
Pourquoi choisir la BNB ?
un salaire attractif et de nombreux avantages (assurance groupe, assurance hospitalisation, iPhone avec abonnement...) avec un bon équilibre vie professionnelle et vie privée et la possibilité de travailler à domicile
une véritable carrière, la BNB vous offre la possibilité d'un développement continu. Nous vous proposons un large éventail de formations pour acquérir les compétences qui vous aideront à faire évoluer votre carrière
un métier unique où nous mettons nos connaissances et notre expertise au service de la société
un lieu où vous pouvez prendre des initiatives et où vous êtes encouragé(e) à montrer ce dont vous êtes capable
une atmosphère de travail agréable, collégiale et dynamique
l'attention portée à votre bien-être : pour que vous vous sentiez bien sur votre lieu de travail et à la maison, la BNB propose un large éventail d'activités sportives (salle de fitness, cours collectifs...), d'activités culturelles et d'ateliers inspirants.
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