Voltijds Office Manager / Management assistant in regio Gent

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 400 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België. Voor onze klant in regio Gent zijn wij op zoek naar een nieuwe collega die Office Management taken combineert met Management Assistant taken. Als Office Manager & Management Assistant ben je verantwoordelijk voor alles wat zich op kantoor afspeelt. Je veelzijdige takenpakket bestaat uit het ondersteunen van het managementteam en het opvolgen van receptie- en facilitaire taken:

• Onthalen en assisteren van bezoekers
• Het beheren van inkomende telefoongesprekken en het verzorgen van inkomende/uitgaande post en e-mails
• Het noteren van kantoororders en het aankopen van kantoorbenodigdheden
• Organiseren van de logistieke en facilitaire zaken rondom meetings (vergaderruimtes, audiovisuele apparatuur, koffie/thee, lunch, etc.)
• Beheer en onderhoud van het gebouw waarbij je contact hebt met diverse facilitaire leveranciers
• Je handhaaft orde en netheid in het kantoor, de keuken en de vergaderzalen
• Beheer van het wagenpark
• HR ondersteuning
• Je beheert de agenda van het managementteam. Je plant afspraken in naar behoefte en fungeert als filter voor afspraken met derden. Daarnaast bouw je voldoende ruimte in voor de voorbereiding van de vergaderingen alsook de afhandeling ervan.
• Je ondersteunt bij de organisatie, planning, voorbereiding en opzet van presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, etc.

Je werkt van maandag tot en met vrijdag van 08h tot 17h. Je werkt 40h/week waardoor je recht hebt op 12 ADV-dagen.

• Je hebt een Bachelor Office Management
• Je hebt relevante werkervaring als management assistance en/of office management
• Je beheerst Outlook, Word, Excel en PowerPoint
• Je bent proactief en ondernemend
• Je bent dienstverlenend ingesteld en 'anderen ontzorgen' staat bij jou voorop
• Je werkt zelfstandig, bent oplossingsgericht en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Je blinkt uit in structuur, planning & organisatie en time management
• Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en flexibel
• Je ziet kleine extra projecten als een goede uitdaging
• Je bent hands-on en het zelfstandig oplossen van operationele problemen is jouw kracht