De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.Als vakgroepsecretaris ben je de rechterhand van de vakgroepvoorzitter op vlak van dagelijks bestuur, financiële administratie, interne communicatie, personeelsbeleid en logistiek. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en de opvolging van de vakgroepraden. Je bent een brugfiguur tussen de vakgroep en de facultaire administratie en een aanspreekpunt voor alle geledingen van de vakgroep. Jouw taken
Dagelijks bestuur - ondersteuning van en regelmatig overleg met de vakgroepvoorzitter
Vakgroepraad - organisatie van de vergaderingen
- notuleren en opstellen van de verslagen, opvolging besluitvorming
- opstellen uittreksels voor andere organen: beleidscommissie, faculteitsraad…
- rapportering algemene posten, interne orders en collectiekrediet
Financiële administratie - opstellen en opvolgen van de jaarlijkse begroting van de werkings- en collectiemiddelen
- financiële afsluiting boekjaar
- maandelijkse rapportering
- beheer werkingsmiddelen vakgroep
- SAP - verwerking
Interne en externe communicatie - actualisering algemene informatie via geijkte kanalen en communicatie binnen en buiten de vakgroep (PR)
Personeelsbeleid - ondersteuning bij de opmaak van het personeelsbeleidsplan
- opvolging aanwervingsprocedures
- organisatie van HR-commissies
- onthaal nieuwe medewerkers en bezoekers
Logistiek - ondersteuning bij evenementen
- opvolging lokaalbezetting
- opvolging bestellingen
Kennis en ervaring
- Je hebt interesse in en/of ervaring met administratie
- Je hebt een goeie kennis van SAP of andere ERP- of financiële pakketten
- Je bent goed thuis in het Office-pakket
- Je hebt interesse in en/of ervaring met beleidsondersteuning
- Je hebt een degelijke kennis van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
Vaardigheden en attitudes
- Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband goed en efficiënt
- Je bent communicatief sterk
- Je bent service minded
- Je werkt oplossingsgericht en proactief