Vakgroepmanager
Functieomschrijving
De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.Als vakgroepmanager ben je verantwoordelijk voor het goede verloop van alle administratieve en logistieke processen ter ondersteuning van de academische opdracht van de vakgroep Accountancy, Bedrijfsfinanciering en Fiscaliteit. Je staat in voor de coördinatie van het vakgroepgebeuren en je bent mee verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het vakgroepbeleid. Je ondersteunt de mandaatsfunctie van vakgroepvoorzitter als secretaris en je biedt door je expertise-opbouw continuïteit in het bestuur van de vakgroep. Daarnaast bied je, samen met 2 parttime ATP-leden, administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning aan de vakgroepleden. -Je neemt de leiding over het secretariaat
- Je werkt een beleid met efficiënte en duidelijke procedures uit, om de dagelijkse werking te automatiseren en te optimaliseren.
- Je bent verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke ruimtes van de vakgroep. Je neemt hierin de leiding en doet suggesties ter verbetering.
- Je volgt alle lopende projecten voor onderzoeksgroepen financieel op van start tot eind. Je volgt de budgetten zeer pro-actief op, doet waar nodig voorstellen tot optimalisatie en bent verantwoordelijk voor de financiële verantwoording van deze projecten.
- Je staat in voor de financiële administratie binnen de vakgroep in SAP.
- Je volgt nauwkeurig de verschillende budgetten op in Excel en SAP, signaleert knelpunten en identificeert opportuniteiten in budgetbeheer.
- Je werkt mee aan een systeem van (automatische) financiële rapportering in Excel, Power BI of UGI, ter ondersteuning van beleidsbeslissingen.
- Je signaleert en identificeert opportuniteiten, knelpunten en aandachtspunten inzake de organisatie en het beleid van de vakgroep en doet daartoe voorstellen.
- Je werkt een onthaalbeleid uit voor nieuwe vakgroepleden, in samenwerking met andere leden van de vakgroep. Je neemt hierin wel de leiding en de verantwoordelijkheid.
- Je bewaakt (beleids-)afspraken en voortgang op actiepunten en ontwikkelingen binnen het vakgroepbeleid en neemt hierin ook operationele taken op.
- Je ondersteunt de vakgroepraad met analyses van cijfers, ter voorbereiding van beslissingen.
Profiel
Kennis en ervaring
- Je hebt ervaring met administratie;
- Bij voorkeur heb je ervaring in de domeinen HR en/of financiën;
- Je kan zeer vlot overweg met de courante MS Office pakketten, zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook;
- Goede kennis van SAP strekt tot aanbeveling;
- Ervaring met beleidsvoorbereidend werk, het organiseren van evenementen of het uitwerken van procesverbeteringen is een sterk pluspunt;
- Je hebt bij voorkeur kennis van UGent software (Plone, Concur, SapMijnApps, SuccessFactors, Refund) of je weet je deze tools snel eigen te maken;
- Ervaring in het (bege)leiden van mensen, ook vanuit een niet-hiërarchische positie is een sterke meerwaarde;
- Je beschikt over een zeer goede kennis van het Nederlands en van het Engels (mondeling en schriftelijk).
- Je kan vlot schakelen tussen diverse taken en doelgroepen en slaagt erin om binnen een divers takenpakket en verantwoordelijkheden een helikopterzicht te behouden;
- Je bent flexibel ingesteld en kan je aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en aan een evoluerende taakinhoud. Je bent bereid occasioneel buiten de kantooruren te werken;
- Je hebt sterke analytische vaardigheden en kan cijfermatige analyses vertalen naar strategische noden en prioriteiten;
- Je beschikt over uitstekende administratieve vaardigheden en je werkt nauwkeurig;
- Je hebt zin voor initiatief: je zoekt proactief naar verbeteringsmogelijkheden, je hebt interesse om processen te optimaliseren;
- Je bent hands-on ingesteld, je beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen;
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, je bent klant- en studentgericht ingesteld;
- Je bent teamgericht maar je kan ook zelfstandig werken;
- Je beschikt over goede sociale vaardigheden. Je kan leiding nemen, motiveren en enthousiasmeren;
- Je bent leergierig: je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei en ontwikkeling; je hebt een positieve werkattitude.
Aanbod
Werken bij UGent betekent
- een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever
- een aantrekkelijk en transparant salaris
- een maandelijkse nettovergoeding
- ecocheques
- vakantiegeld en eindejaarstoelage
- een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers)
- een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten)
- 36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- een ruim vormings- en opleidingsaanbod
- ...
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende