Binnen het gebied van projecten, programma’s en de veranderingen die met de realisatie van projecten gepaard gaan, willen we binnen ons ziekenhuis een aanspreekpunt en meer nog een verantwoordelijke aanstellen. Dit met als doel coördinerende, analytische en specialistische changevaardigheden binnen te brengen en deze zowel binnen de afstemming van projecten door directie en management als eigen programma’s toe te passen.
Hoofd Portfolio, Programma’s en Verandering is verantwoordelijk voor: - Het beeld vormen van de bestaande processen en projecten alsook het inventariseren ervan om zodoende een overzicht te scheppen. Op basis hiervan kan worden gebouwd aan het beleid van de organisatie door het monitoren van de bijdrage aan de doelstellingen en het behalen van de doelstellingen.
- Het coördineren en aansturen van meerdere projecten binnen een programma (=Multi project op organisatieniveau over meerder jaren)
- Het beheren en faciliteren van veranderingen binnen de organisatie. Dit om vat het ontwikkelen van strategieën en processen om veranderingen effectief door te voeren.
Taken en verantwoordelijkheden:
- Beleidsmatig het overzicht behouden over de lopende projecten en processen om van daaruit de afstemming onderling te faciliteren en de doelgerichtheid mee te bewaken.
- Als het ware een puzzelaar die cross departementaal de projecten overziet en monitort.
- Gaat regelmatig de voortgang bevragen en bekijkt de impact hiervan op de voortgang/opstart van andere projecten
- Naast de projecten door de andere projecthouders, doet het hoofd portfolio, programma’s en verandering zelf aan programmaontwikkeling.
- Beschikt over een afgestemde programmavisie, doelstellingen en strategie door hiervoor nauw samen te werken met het directieteam en management
- Binnen de programma’s houdt deze toezicht op de voortgang van de projecten, zorgt voor afstemming en samenwerking tussen de projectteams
- Doet aan budgetbeheer van zowel het programma-en projectbudget, inclusief de kostenbewaking en rapportage
- Risicomanagement: identificeren en beheersen van risico’s die de voorgang van het programma kunnen beïnvloeden
- Leidt en motiveert de projectmanagers en teams, zorgt voor effectieve samenwerking
- Stakeholdersmanagement:
- Communiceert met en rapporteert aan de belanghebbenden directie, management en externe partners binnen eigen programma’s.
- Identificeert en betrekt belanghebbenden, zorgt voor een draagvlak en zorgt voor de communicatie gedurende het veranderproces
- Ontwikkelt de veranderstrategie en implementeert een strategisch plan voor veranderingen die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen
- Aanleveren van de impactanalyse waarin de impact van een project op processen, systemen en mensen wordt nagegaan en in kaart gebracht
- Stelt een communicatieplan op en zorgt voor de uitvoering zodat informatie over veranderingen tijdig en helder gedeeld worden
- Staat in voor de training en ondersteuning voor de medewerkers om hen te helpen zich aan te passen aan de veranderingen
- Monitoring en evaluatie: volgen van de voortgang van het veranderproces en evalueren van de effectiviteit, bijsturen waar nodig
- Aanpassingsvermogen om binnen de deelfuncties te beweging in lijn met de noden binnen de deelgebieden van de functie