Votre candidature doit être introduite uniquement le guichet électronique du Site Internet de la Ville de Tubize en y versant les documents requis en format PDF, à savoir

Elle ou il développe la stratégie du service administratif supervisé. Elle ou il analyse les demandes, besoins et problématiques et gère l'organisation de son service. Elle ou il réalise sa mission dans la maîtrise et le respect des règlementations en vigueur et à venir. Elle ou il veille à ce que son approche managériale ait un impact sur les membres du service orientée solutions. Elle ou il contrôle l'atteinte des objectifs opérationnels. Elle ou il remplace la Cheffe, le Chef de Département en son absence.

La finalité et les activités principales

Management du service Vie citoyenne (SVC) :

Assurer la gestion des collaborateurs du SVC (8 agent(e)s) ;
Réaliser les évaluations des prestations professionnelles des collaboratrices et collaborateurs suivant les cycles d'évaluation de chacun(e) ;
Valoriser les collaboratrices et collaborateurs et leurs réalisations ;
Identifier les compétences professionnelles et les affecter adéquatement ;
Motiver les collaboratrices et collaborateurs à atteindre les objectifs dans cadre défini collectivement ;
Organiser la distribution des responsabilités, des missions et des ressources au sein de l'équipe ;
Organiser le développement des ressources et des compétences ;
Organiser le travail (savoir planifier, savoir déléguer, savoir prioriser, ...) ;
Planifier et assurer le contrôle des objectifs opérationnels et stratégiques du PST, des événements/projets, des objectifs fixés par les pouvoirs subsidiant, des demandes émanant des autorités, de la ligne hiérarchique, des services et des citoyens(ne)s ;
Planifier les activités (rythmes hebdomadaire et mensuel) ;
Mettre en œuvre les missions et objectifs (budget, planification, ressources, ...) ;
Organiser, animer des réunions d'équipe adéquatement ;
Anticiper et gérer les risques psycho-sociaux ;
Entretenir et s'assurer d'un environnement de travail inclusif : égalité des chances et valorisation des membres de son équipe, entretenir leur sentiment d'être respecté et autonome sans distinction de profils, de parcours professionnel, d'identité ou de compétences, ...

Assurer la gestion du service Vie citoyenne (SVC) :

Gérer les projets et/ou s'en assurer (mobilisation, planification, budgétisation, ressources, transversalité, évaluation, partenariats, légalité, respect des procédures, ...) ;
Accompagner les équipes sur le terrain (projets, événements, ...) ;
Analyser et anticiper les besoins : organisation, matériel, budget, ressources humaines, ...
Analyser, comprendre et clarifier les demandes et les problématiques ;
Concevoir des procédures, des outils ;
Assurer la communication, être le relais entre la ligne hiérarchique et le service (transmission, argumentation, ...) ;
Rendre un avis sur le contenu et les décisions relatives aux dossiers ou activités (Collège et Conseil communaux, ...) ;
Assurer la gestion budgétaire (réglementations, planification, recherche, suivi et justification des subsides, dépenses, ...).

Assurer le rôle de Coordinateur de Planification d'urgence (CPU) et remplacer le CPU principal, en cas d'absence :

Organiser les Cellules de sécurité communales ;
Coordonner et veiller à la mise à jour de tous les documents relatifs au Plan d'urgence ;
Rendre des avis.

Remplacer la Cheffe ou le Chef du département Vie citoyenne et Communication (VCC) durant son absence :

Assurer la gestion des Services composant le VCC : le service Vie citoyenne, le service Communication (3 agents), la Cellule Assuétudes (5 agents), la Cellule Accueil du Temps Libre (1 agent) et le service Bibliothèque (6 agents).

Les aptitudes personnelles

Partager les valeurs du Service publics et valoriser l'image de la Ville ;
Veiller à la primauté de l'intérêt général ;
Faire preuve de droiture, de réserve, de respect de la règlementation et de la hiérarchie dans le cadre de ses fonctions ;
Assimiler rapidement et efficacement l'information ;
Être capable de développer son leadership ;
Savoir fédérer les membres de son équipe ;
Faire preuve d'une très bonne collaboration ;
Avoir l'esprit d'équipe, présenter une bonne attitude en travail en équipe ;
Respecter la déontologie, faire preuve de droiture, de réserve et de loyauté ;
Gérer son stress et faire face adéquatement aux imprévus ;
Savoir organiser le travail de manière rigoureuse et efficace ;
Avoir de réelles capacités relationnelles (accessibilité, communication, capacité d'écoute, empathie, argumentation, ...) ;
Faire preuve de dynamisme, d'esprit d'initiative, de motivation, d'impartialité, de sens critique, de rigueur, de précision, de méthode, de disponibilité et de flexibilité ;
Adopter une attitude positive (dynamisme, enthousiasme, ...) .

Les aptitudes professionnelles

Agir de manière intègre, dans respect des normes des bonnes pratiques professionnelles ;
Avoir un sens aigu de l'organisation : ordre et méthode, respect des délais, priorisation, planification, ...
S'exprimer et communiquer oralement et par écrit de manière adéquate (transmission d'informations pertinentes, terminologie appropriée, très bonne orthographe, ...) ;
Être capable de gérer des projets (développement, ressources, analyse, communication, transversalité, suivi, ...)
Pratiquer un degré élevé de communication adéquate (feed-back, ...)
Être capable de mobiliser ses compétences et ressources afin de solutionner les problématiques rencontrées (analyse, anticipation, communication, transversalité, promptitude, suivi, ...) ;
Être capable de maintenir un rythme de travail soutenu ;
Savoir assurer la gestion budgétaire du service et du Département (dépenses, recettes, budgétisation, argumentations, ...)
Savoir travailler en autonomie en intégrant aisément ses collaboratrices et collaborateurs ;
Maîtriser la Suite Office 365 ;
Avoir une sensibilité prononcée pour l'usage des technologies numériques actuelles et à venir ;
Développer la solidarité entre collaboratrices et collaborateurs en favorisant la coopération entre eux, en se soutenant mutuellement et en collaborant les uns avec les autres pour accomplir les missions ;
Encourager, motiver et valoriser les collaboratrices, collaborateurs et responsables de service (de son département) dans la réalisation de leurs missions (écoute active, méthode SMART, ...) ;
Maîtriser les règlementations et les procédures liées à ses missions et appréhender adéquatement leurs modifications (théorie et pratique) ;
Connaître (et entretenir le réseau) les institutions et les opératrices et opérateurs internes et/ou externes à la Ville ;
S'investir dans sa formation continue et se montrer disponible.

Le niveau de formation et l'échelle barémique

Master ;
Niveau A1., Une copie du diplôme requis ;
Une copie recto-verso du permis de conduire, le cas échéant ;
Une copie recto-verso de la carte d'identité ;
Un extrait de casier judiciaire récent " modèle 1 ".

Les candidatures ne répondant pas à l'ensemble des conditions requises ne seront donc pas prises en considération. À défaut, l'Administration communale ne réservera aucune suite à votre dossier de candidature.

Cheffe ou chef (F/H/X) de bureau et adjoint(e) à la Cheffe du département Vie Citoyenne et Communicationjobdescr