Hij/zij rapporteert aan de (Deputy) General Manager en Office manager en vormt bovendien de schakel tussen de andere afdelingen Als Office Assistent bij ons bedrijf ben je de ruggengraat van onze dagelijkse operaties. Je zorgt voor een soepele administratie en ondersteunt de andere afdelingen boekhouding, verkoop en HR. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
a) Algemene administratieve taken - Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, post, email)
- Documenten en goederen versturen met koerierdienst
- Kantoormateriaal bestellen
- Vergaderingen voorbereiden
- Visumaanvragen behandelen
- Boeken van vluchten, hotels, huurwagens, taxi, ...
- Onthaal bezoekers
- Transporten regelen
- Bestelbonnen opmaken
b) Administratieve ondersteuning van het sales team - Toekennen van nieuwe offerte- & projectnummers
- Offerte lay-out
c) Document control - Ter ondersteuning van de Project Engineer / Project Manager, zorgt hij/zij voor een goede distributie van documenten voor verschillende projecten zowel intern als van en naar klanten en toeleveranciers. Afhankelijk van de grootte van het project kunnen je taken o.a. zijn
- Maken van document templates, controleren van document covers, titels, revisies en nummers
- Maken van document transmittals en versturen en ontvangen van documenten via email of ftp
- Bijhouden van de project documentenlijst met de status van alle documenten
- Digitaal archiveren en distribueren van documenten
d) Boekhouding - Accounts mailbox beheren: rappels doorsturen en facturen afdrukken
- Aankoopfacturen boeken in Adsolut
- Verkoopfacturen opmaken
- Opmaak betalingsbestanden
Kennis van het boekhoudpakket Adsolut en technische achtergrond is een pluspunt
§ Een fulltime contract van onbepaalde duur § Salaris conform ervaring en diploma § Maaltijdcheques van €8/gewerkte dag § ECO-cheques van €250/jaar § GSM abonnement § Hospitalisatieverzekering § Groepsverzekering § Maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding 30€ § Firmawagen + tankkaart § 20 dagen vakantie + 12 ADV dagen § Flexibele werkuren