Medewerk(st)er verantwoordelijk voor onthaal en administratie

Wij zijn een team van 13 dynamische en gemotiveerde collega's (11 medewerkers en 2 notarissen) actief in een aangename, groene en moderne werkomgeving. Kwaliteit, cliëntvriendelijkheid en een goede sfeer tussen de collega's zijn voor ons zeer belangrijk. Er heerst een familiale sfeer met ruimte voor individuele ontplooiing. U vindt ons terug vlak bij de Sint-Servaasbasiliek in het centrum van Grimbergen. Het kantoor is dan ook vlot bereikbaar met de auto, fiets en het openbaar vervoer (busstation op 400 meter).

Je rol

In de rol van medewerk(st)er:

• onthaal je de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoord je binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.

• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
• je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• je plant afspraken in voor de notarissen en de juristen.
• je behandelt inkomende en uitgaande post.
• je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
• je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
• zal je de dossiers na de ondertekening van de akte mee helpen administratief opvolgen:

• inschrijving in het repertorium;
• elektronische registratie van de akten;
• inschrijving van testamenten en huwelijkscontracten in de daartoe bestemde registers;
• meldingsformaliteiten aan derden zoals syndicus en diverse overheden;
• afsluiting van dossiers, …

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur. 
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor.
• een afwisselende, verantwoordelijke en boeiende job met rechtstreeks contact met het cliënteel.
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden.
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques.
• een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken.
• diverse opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• groepsactiviteiten met collega's: restaurant, teambuilding, …

 

Je profiel

• idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
• je hebt bij voorkeur reeds ervaring als administratief medewerker of onthaalmedewerker. 
• je kan zelfstandig werken en functioneert goed in teamverband.
• je bent perfect Nederlandstalig en je hebt een goede kennis van het Frans, waarin je mondeling en schriftelijk op professionele wijze kunt communiceren.
• je bent vertrouwd met standaard IT-tools (Microsoft Office) en bent bereid nieuwe informaticatoepassingen aan te leren.
• je bent verantwoordelijk, discreet, nauwkeurig, stipt, ordelijk, georganiseerd en klantvriendelijk.
• je communiceert graag met cliënten.